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| ビジネスの道具としてのデータベースFileMaker Proを使う |
第５回：リレーショナル機能を使ったデータベースの作成
著者：パステル 井上 利幸 2006/9/15
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| FileMaker Proのリレーショナル機能
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FileMaker Proはリレーショナルデータベースと呼ばれる分類のデータベースです。Excelを使っていると、得意先名や商品名を他のシートから持ってくることを考えたことがあると思います。もちろん、Excelの関数が使えれば簡単に実現します。FileMaker Proでは同じように他のテーブルからデータを持ってくることができます。それでは今回はFileMaker Proのリレーショナル機能を使って見積書データベースを作ってみましょう。
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| データベースの作成
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今回作成するのは見積書とその見積書を利用した納品書、請求書などを印刷するデータベースです。これは、Excelを使って同じような資料を作っていることが多いと思います。Excelでは1枚が1ファイルになってしまいますので、管理がしにくいという欠点があります。今回は今までExcelで作っていた図1のような見積書をファイルメーカーで作ってみることにします。
図1：Excelで作成した見積書 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
FileMaker Proで新規データベースを作るのは、他のアプリケーションと同じように「ファイル」メニューから「新規データベース」を選択します。このとき「テンプレートを使用する」というオプションがあり、ダイアログでテンプレートが選択できます。
このテンプレートを使ってもいいのですが、FileMaker Proの機能を紹介する意味でも今回は「新規ファイルを作成する」で空のデータベースを作成します。FileMaker Proでは、最初に入れ物を作る必要がありますので、この段階で保存する場所とファイル名を尋ねてきます。今回は「見積・納品.fp7」で作成しました。
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| テーブル設定 |
FileMaker Proはデータベースですから、必ずテーブルとフィールドが必要です。そのため新規データベースを作成する時は、最初にフィールドを設定するダイアログが表示されます。このダイアログで必要なフィールドを設定しますが、いつでも自由に追加・削除・フィールド名の変更・タイプの変更ができますから、深く悩むことはありません。
そうはいっても、ある程度は考えて決めておく必要があります。最低限テーブルの分割を意識してどのようなテーブルを作るかを決めておかなければいけません。この見積書では何度も同じデータを利用するのは提出先である得意先です。この会社は請負ソフト会社としますので、品名は毎回違います。
この場合に必要なのは「得意先テーブル」「見積・納品テーブル」「明細テーブル」の3つです。最初のテーブルはファイル名からFileMaker Proが自動的に作ってくれます。ファイル名が「見積・納品」でしたから「見積・納品テーブル」ができています。このテーブルは明細の表以外のデータを持っている必要があります。
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著者プロフィール
有限会社パステル 井上 利幸
代表取締役
丸善株式会社で図書館システムを構築しながら、コンピュータ専門誌でExcelやFileMakerの記事を執筆していた。情報系のシステムでみんなが使えるツールを構築する仕事を得意とする。現在はITシステムや情報系システム構築のコンサルタントも引き受けている。
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