PR

オープンソース+αで、散在するドキュメントを自動的にフォルダ体系に整理整頓する方法

主催者: 
株式会社ヴィセント / 協力:マジセミ / オープンソース活用研究所
日時: 
2018年7月20日(金) 15:30
会場(場所): 
株式会社ヴィセント 神田オフィス会議室

東京都千代田区神田須田町1-24-6 ACN神田須田町ビル9階

【企業内に散らかっているドキュメント】

みなさんの会社では、ドキュメントが散在していませんでしょうか?
具体的には以下のような状況になっていませんでしょうか?

■ファイルサーバーで共有していても、個人で勝手にフォルダを作り、独自に管理している
■結果、重要なドキュメントが、チームや組織で共有されない
■必要なドキュメントが探せない
■また、複数のメンバーが同じドキュメント(のコピー)をそれぞれ編集して、不整合が起こる

【守られない、フォルダ体系のルール】

多くの企業では、ファイルサーバーを導入後「フォルダ体系」を整備します。

例えば、プロジェクト毎、工程毎、ドキュメントの種類毎などのフォルダ体系を決めて、ドキュメントは決められたフォルダに保存・管理することを定めます。
しかし、最初は守られていたルールも次第に形骸化し、結局は前述のような「ドキュメントが散らかっている状態」になってしまいます。

「人間」がやることですので、これは仕方がないことです。

【必要な文書が見つけられない】

ただ、これにより「必要な文書が見つけられない」といった不具合が出てきます。
これは企業の生産性を大きく低下させます。

【人間ではなく、コンピュータが自動的に整理整頓】

そこでおすすめしたいのは、人間ではなく、「コンピュータ」が散らかっているドキュメントを自動的に決められたフォルダ体系に整理してくれる、という方法です。

ドキュメントのファイル名や日付はもちろんのこと、ファイルの中身に記載してある「プロジェクト名」「商品コード」などのキーワードを自動的に識別し、定められたフォルダ体系に整理します。

【自動分類のデモンストレーション】

これは、オープンソースのドキュメント管理ツール「Alfresco」とそのアドオン(αフォルダ)によって可能となります。

本セミナーでは、Alfresco+αフォルダを使って、企業内に散らかっているドキュメントを、自動的にフォルダ体系に整理整頓する方法について解説します。
どのように自動的に分類されるのか、デモンストレーションも実施します。

《(参考)オープンソースのドキュメント管理ツール「Alfresco」とは》

Alfrescoとは、オープンソースのドキュメント管理ツールです。
以下の特徴があります。

■少人数で安価に使いたいという企業から、大手企業で大量のドキュメントを管理したいという企業まで、幅広く対応できます。
■Alfrescoプラットフォームでは、シンプルなビジネス文書から、スキャナーで取り込んだ画像、写真、設計図、大きな動画ファイルに至る、あらゆる種類のコンテンツを完全に管理できます。
■Alfrescoに内蔵されているワークフローを使えば、書類を多用するビジネスプロセスを自動化して、より効率的に、かつ正確に業務をこなせます。
■Alfrescoのコラボレーション機能により、ファイアウォールの内側はもちろん、外側でも安全に共同作業を行えます。
■クラウドとの同期によるインターネット上でのドキュメント共有や、スマートフォンやタブレット端末からのドキュメント参照が可能です。

Think IT会員サービス無料登録受付中

Think ITでは、より付加価値の高いコンテンツを会員サービスとして提供しています。会員登録を済ませてThink ITのWebサイトにログインすることでさまざまな限定特典を入手できるようになります。

Think IT会員サービスの概要とメリットをチェック

他にもこの記事が読まれています