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| 「電話メモ」で518万円のコスト削減 | ||||||||||||
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最後に「電話メモ」を取り上げる。「電話メモ」とは、社内で電話を受け、つなぎたい相手が不在の場合に本人宛へメモを残すことができる機能のことだ。本人が席に戻ってきた時にパソコンからそのメモを確認することができるほか、外出中でも携帯電話などへメモを自動転送させることができる。それにより、ユーザは迅速に対応することが可能になる。  図5：「サイボウズ Office」電話メモ画面 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） |
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| 「電話メモ」にかかる費用の実態 | ||||||||||||
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この「電話メモ」の機能を利用しない、以下のようなケースでの電話の取り次ぎ業務を考えてみよう。
表3：電話メモについての業務例
このケースでは図6の計算により、年間864万円のコストがかかることがわかる。  図6：「電話メモ」によるコスト削減効果 社内で電話を受けた際、つなぎたい相手が不在の場合には、「本人のスケジュール確認」「メモの記入」「本人の席へメモを置きに行く（移動）」の3つの作業が発生する。さらに緊急時には「携帯電話への伝達」を行わなくてはならない。 なお、今回は「本人のスケジュール確認」に2分、「メモの記入」に2分、「本人の席へメモを置きに行く（移動）」に1分、「携帯電話への伝達」に4分かかるとしてコストを計算した。なお、受けた電話の25%が緊急のものと想定している。 この場合、1日の合計は（2分＋2分＋1分＋4分×25%）×100回＝600分のコストがかかることになる。1カ月間の営業日が20日として、年間では600分×20日×12ヶ月＝144,000分になる。ホワイトカラー層の平均給与を年収600万円（分給、60円）とすると、144,000分×60円＝864万円のコストが電話の取次ぎ業務にかかる。 |
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| 「電話メモ」機能によるコスト削減効果 | ||||||||||||
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同じような状況で「電話メモ」機能を利用する場合は、なんと年間たったの346万円で済む。アナログな方法と違い、グループウェアでは電話を受けた人が前述の「スケジューラー」を使い、ワンクリックで相手のスケジュールを確認でき（確認時間は1分）、即座にパソコン上でメモを記入し告知することができる（記入時間は1分）。 なおこの情報はネットワークを通して相手に伝わるので「本人の席へメモを置きに行く（移動）」作業は省かれる。さらにこのメモ内容は相手の携帯電話に自動送信されるので、緊急時でも相手へ直接電話する必要はない。このため、電話を受けた10%が緊急で、相手へ電話しなくてはならないと過程した場合でも、（1分＋1分＋4分×10%）×100回＝240分のコストで済むことになる。 1ヶ月間の営業日が20日として、年間では240分×20日×12ヶ月＝57,600分になる。これをホワイトカラー層の平均給与を年収600万円（分給 60円）として計算すると、57,600分×60円＝346万円のコストが電話メモ業務にかかるのである。 このような計算により、100人規模の会社では、アナログな方法を使う際は864万円かかり、「電話メモ」を利用する場合は、346万円で済むことがわかる。その差、年間518万円のコストを削減することが可能になるのだ。 |
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| 100人規模の会社では年間約1,200万円のコスト削減に | ||||||||||||
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これらの例から見られるように、100人規模の会社が「スケジューラー」「掲示板」「電話メモ」の3つの機能を活用するだけで、年間約1,200万円のコスト削減が可能となる。そしてより大規模な会社が、より多くのグループウェア機能を使えば、この差はさらに大きくなる。 ぜひ読者の皆さんにもグループウェアをうまく活用いただき、このコスト削減効果を実感していただきたい。 |
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| 次回は | ||||||||||||
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とはいえ、このような効果を出すためには、社員全員がグループウェアを使うことが重要となる。もし社内の誰かがグループウェアを活用していなければ、その人が関わるすべての業務は高いコストのままとなってしまうからだ。 実際に、このような効果を見込んでグループウェアを導入しても、実際にはほとんど使われていないという会社も多い。そこで次回は社員全員に使ってもらうためのグループウェア活用術を紹介する。 |
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