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メールコンプライアンスの実現に向けて 第１回：メールを出すことは危険という常識と非常識 著者：ホライズン・デジタル・エンタープライズ  宮本 和明 2006/8/24

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メールに対する認識

筆者はしばしば営業に同行して「電子メールに関することで困ったことありませんか」という質問をお客様にすることがあります。    当社では高速メール配信・携帯メール配信・メールの暗号化・メールのアーカイブといったメール関連ソリューションを一通り持っていますので、ここから話を切り出すことで何かしらのビジネスの種になることが多いからです。    最近では特にメールコンプライアンスという切り口が多く、コンプライアンスを考えているお客様からは非常に反応が良いのです。

「メールを出すことは危険なこと」という常識と非常識

しかし先日、とある金融業界の大手法人のシステム責任者とお会いした時には、ビジネスの種を作り出すことができませんでした。なぜなら、そのシステム責任者の言葉をそのまま借りると「そもそもメールを利用していません」ということでした。    よくよく聞いてみると、まったくメールを利用しないということではありません。取引先担当者とのアポイントメントなどに関してはメールを利用していますし、社内への全社通達はメールで届きます。    しかし「漏洩すると困る可能性のある情報は、そもそもメールサーバと接続可能なサーバに置かない」という回答でした。リスクのある情報はいくら面倒でも、メール以外の媒体を使い所定の手続きを経て社外に出すということです。    メールを出すことは危険なこと。だから利用しない。    それは一見非常識なように見えて、しかしよくよく考えてみるとシステム構築を考える上では極めて常識的な判断です。    確かに、例えば「データベースはファイアウォールの内側に置く」といった考え方と、「漏洩すると困るデータはメールで扱わない」といった考え方は同じ線上にあるといえます。    ただし、この線をたどっていくと過去によく耳にした「ウイルスに感染しない最善の対策は、インターネットを使わないこと」と同じ結論に達し、結局「便利さを取るか安全を取るか」という非生産的な議論に陥ってしまいます。

ビジネスの選択肢を広げるメールコンプライアンスの実現

そんな中、別の日にある証券会社にシステムを提案する機会がありました。証券会社の業界はネット証券系を除けば、非常にレガシーな体質かつレガシーなシステムであることが多いところです。    これまでメールシステムの相談というと、「役員が自分のところに届くスパムメールを減らしてほしい」という相談が多く、メールセキュリティやメールコンプライアンスの話になることは稀でした。    私もその日、どうやってレガシーなシステムの中にメールのソリューションを提案していくか、かなり身構えてヒアリングに臨みました。    しかし今回伺った証券会社のシステム部門における責任者の意識は、少し違っていて、こんな言葉をいただきました。    「今までは営業担当者は、お客様にメールを出すことができなかった。しかし、メールアーカイブ・フィルタリングのソフトウェアを導入することで、営業担当者が営業手法の選択肢を増やせるようにしてやりたいんだ」    筆者は恥ずかしながら、このときはじめてメールのアーカイブ・フィルタリングのソフトウェアは、業務の幅を広げるものであるということを認識しました。こういう考え方を持ったシステム部門の責任者がいる会社は幸福です。

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著者プロフィール 株式会社ホライズン・デジタル・エンタープライズ  宮本 和明 代表取締役副社長。1997年からLinuxに関するビジネスに取り組み、サーバ管理ソフトウェアHDE Controller、電子メールエンジンHDE Customers Careなどのパッケージソフトウェアの開発に携わる。金融・流通・自治体など様々な業種の電子メール関連システムにも携わり、今後のメールシステムの行く末を見守り続けている。

INDEX 第1回：メールを出すことは危険という常識と非常識 メールに対する認識   営業視点からのメールのフィルタリング／アーカイブ   「とにかく全部」の時代は終わった

メールコンプライアンスの実現に向けて 第1回 メールを出すことは危険という常識と非常識 第2回 メール事故の傾向と、今取りうる対策 第3回 メール監査システム導入予算取りのコツと、製品選定のポイント