なぜExcelか

ドキュメントの作成といえば、やはりWordが最初に思い浮かぶだろう。段落などをまとめて管理する機能や目次の作成機能など、文書作成には非常に向いている。また、表示された画面がそのまま印刷されるためイメージがつかみやすい。表も利用することができ、どのようなドキュメントにも対応できる。

Wordによるドキュメント作成はイメージしやすいだろう。それぞれの機能をどのように利用するかもわかりやすいといえる。読者アンケートにもあったように非常に利用率が高いのもうなずける話だ。

一方、Excelは表計算やデータの作成に向いている。マクロの作成によって一度設定すれば2度目の作業を簡素化できる。また、さまざまな関数が使えるため、計算が必要な場合には、役に立つだろう。また、データをセルで管理しており、文字位置などの調整がしやすい。しかし、ドキュメントとなるとデメリットが多い。Wordのように段落や目次などの機能がないため、文章の整理が難しい。表示された画面通りに印刷されないこともデメリットといえよう。また、ドキュメントの最終的なイメージがわいていないと、何度も作り直しすることがある。

こうしてみるとExcelでドキュメントを作成するメリットがわかりにくいと感じないだろうか。また、さまざまな機能があっても、どのように使えばいいのかイメージしにくくないだろうか？

本連載の主旨はまさにそこにある。読者アンケートにもあったように、ExcelはWordと並ぶほど利用されているの実情だ。それは実際に、マクロや関数などのExcelの機能を使うことで、ドキュメント作成の効率化がはかれるからである。

Wordの特徴

• 段落／セクション単位の管理など豊富なドキュメント支援機能がある
• 索引や目次などを設定することで、自動的に作成
• 表示された画面通りに印刷される

Excelの特徴

• 表計算やデータの作成に向いている
• マクロや関数など、計算を支援する機能がある
• セル幅の調整で文字位置を調整できる

Excel活用術「虎の巻」

そこで、本連載では開発ドキュメントにExcelを使うことのメリットを実際の例から紹介する。

第2回ではマクロを使用した開発ドキュメントの自動生成について、第3回ではリポジトリを使用した開発ドキュメントの入力支援について解説していく。ご執筆いただくのは、ビズモの榎 孝次氏だ。第4回は、Think ITで「実践プロジェクト管理」を執筆いただいたシステムインテグレータの安治 理之氏にご登場いただき開発ドキュメント作成に効くTIPSについて解説していく。

さまざまな機能があっても、使いこなせなければ意味がない。本連載を参考に開発ドキュメントの達人への第1歩を踏み出していただきたい。第2回は、2月12日（火）公開だ。ぜひ楽しみにしてほしい。 タイトルへ戻る