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サイボウズ流〜コスト削減になるグループウェア活用術〜
第３回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣
著者：
サイボウズ 村松 康孝
2007/2/19
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第2条「紙を撤廃すること」
次に第2条の「紙を撤廃すること」だが、これはグループウェアの運用開始までに、今までの紙などを使ったスケジュール管理や社内連絡を
完全に撤廃すること
が重要となる。
例えば、まだグループウェアを使っていない会社では、会議を行う際、主導者はホワイトボードなどに書き込んである各社員のスケジュールを見ながら、空いていそうな時間を確認して会議の調整を行う。また会議室の予約も必要なことから、予約シートが置いてある場所に行って記入し、会議室を確保することが一般的である。
「
第2回：グループウェアで実現する年間数千万〜数億円のコスト削減
」でも説明したように、このような手間は非常に非効率である。ホワイトボードや予約シートを残して、グループウェアの運用を開始しても、従来の方法を使い続けようとする人たちは必ずあらわれ、いつまでたってもグループウェアの利用率は上がらない結果となる。
つまり、グループウェアの運用担当者は思いきってホワイトボードや予約シートなどを廃止するべきなのである。また、人事や総務などの様々な会社情報もすべてグループウェアの「掲示板」上で行うことを徹底し、今まで紙などを貼って会社の情報を伝えていたリアルな掲示板も取り下げることが大切である（図2）。
図2:グループウェアを使った会議の時間調整
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
このようにグループウェアを使うことで、社員はわざわざそのリアルな掲示板が置いてある場所まで見にいく必要はなくなり、数クリックで会議のセッティングを行えるようになる。また過去の情報の検索性も向上することから、当システムを導入するメリットは非常に大きい。
第1条の「利用を強制すること」に関連するが、グループウェアを使わないと会議予約や情報開示ができないルールを敷いて「全員が使う」状態をつくり、皆が使うことで便利になる点を体験させることができれば、必ずIT化の成功につながるのである。
第3条「遊びでも使わせること」
最後に第3条の「遊びでも使わせること」だが、グループウェアを導入したばかりの会社にとって、これが非常に大切なポイントなのだ。
第1条の「利用を強制すること」や第2条の「紙を撤廃すること」を実施しても、なかなかグループウェアの利用率が上がらず困っている運用担当者は少なくない。そのような場合はぜひこの第3条を実施していただきたい。
グループウェアを楽しんで使ってもらうことが大切
いくらグループウェアの利用を強制したところで、使わない人は必ずいる。そのような時は、業務だけでなく遊びでもグループウェアを使わせることで、利用率をあげることが可能になる。
最初から仕事だけでグループウェアを使わせるとなると「面倒くさい」という意見が大半を占める。グループウェアが便利だと理解していても、新しいことをはじめる際は面倒に感じるのは当たり前であろう。
しかし、これが「遊びでも使ってよい」ということになるとグループウェアに対する印象が変わってくる。グループウェアを楽しんでもらい自分から積極的に使わせることが大切だ。では、具体的にどうすればよいのだろうか。
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著者プロフィール
サイボウズ株式会社 PRディレクター 村松 康孝
米国デュルリー大学コミュニケーション学部卒。ITコンサルティング会社を経て、2003年にサイボウズ入社。入社後は、マーケティングコミュニケーション部でウェブマーケティングや広告、セミナー、広報など、プロモーション業務を幅広く担当し、現在はPRディレクターとして活躍。
INDEX
第3回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣
グループウェアでコスト削減効果を高めるには
「全員が使う」状態をつくることが大切
第2条「紙を撤廃すること」
具体的に「遊びでも使わせる」とは
