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サイボウズ流〜コスト削減になるグループウェア活用術〜
第４回：社内コミュニケーションをより活性化する、第4条から第6条の秘策
著者：
サイボウズ 村松 康孝
2007/4/26
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第6条「短い文章で感情を伝えること」
第6条の「短い文章で感情を伝えること」は、グループウェア上でコミュニケーションをとる際に非常に役立つ。
前述のコメント欄に書く文字数に制限をかけるというのは大議論をさせないようにする1つの工夫だが、この少ない文字数の中で、どれだけ内容のつまったことを伝えられるかというポイントが今回の第6条にあたる。
絵文字でコミュニケーションの効率化
「短い文章で感情を伝える」といっても難しい日本語のテクニックを習得する必要はない。それよりもビジネスではタブーとされる「絵文字」の使用を勧める。
もちろん、社外とのやり取りで絵文字を使うことはタブーであるが、社内であれば、コミュニケーションの効率をあげるため絵文字の使用を認めるとよい。
m(__)m
何かをお願いする時に使う
orz
がっかりした気持ちを伝える
(泣)
悲しい気持ちを伝える
(^^)
嬉しい気持ちを伝える
(^^;
冗談であることを伝える
(笑)
冗談であることを伝える
表3：絵文字の例
絵文字は自分の感情を伝えやすい
また絵文字を使うと自分の感情を伝えやすいというメリットがある。日本語を丁寧に書いても、文章に「堅さ」や「高圧的」な態度が残ることが多く、場合によってはそれが原因でメンバーとのコミュニケーションがうまくとれないというケースもよくある。そのような問題は絵文字を使うことで回避できる。
以下の例1の場合「書類を作成いただけませんでしょうか」とストレートに書くよりも絵文字を一緒に使う方が高圧的な印象がなくなり、仕事を頼みやすい。
例1：
書類を作成いただけませんでしょうか。
書類を作成いただけませんでしょうか。m(__)m
また例2の場合でも「仕事が多くて大変です」という言葉のみと絵文字を一緒に使うものを比べると受け取る印象が随分変わってくる。
例2：
仕事が多くて大変です。
仕事が多くて大変です。(笑)
「仕事が多くて大変です」だけだと、本当に忙しそうで助けなくてはならないような印象を受けるが、「仕事がたまっていて大変です。(笑)」であれば、まだ余裕のありそうな感じがうかがえる。
図3:「サイボウズ Office」掲示板画面
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
実はこれも当社では取り入れており、コミュニケーションの効率化をはかっている。ぜひ実践いただいて効率改善に結びつけていただきたい。
次回は
今回はサイボウズ流のグループウェア活用術の第4条から第6条までについて解説した。第4条では「全員にグループウェアを使わせる方法」について、第5条と第6条では「グループウェアで起こりがちな問題を回避する方法」について紹介した。
この3つを実践するだけで、グループウェアが浸透し、効果が見えてくるようになるはずだ。
次回は、さらに利用を促進する第7条以降について紹介する。
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著者プロフィール
サイボウズ株式会社 PRディレクター 村松 康孝
米国デュルリー大学コミュニケーション学部卒。ITコンサルティング会社を経て、2003年にサイボウズ入社。入社後は、マーケティングコミュニケーション部でウェブマーケティングや広告、セミナー、広報など、プロモーション業務を幅広く担当し、現在はPRディレクターとして活躍。
INDEX
第4回：社内コミュニケーションをより活性化する、第4条から第6条の秘策
サイボウズ流 グループウェア活用術とは？
社員全員に便利であると思わせることが大切
第6条「短い文章で感情を伝えること」
