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サイボウズ流〜コスト削減になるグループウェア活用術〜

第５回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣！第7条〜第8条
著者：サイボウズ  村松 康孝   2007/10/18
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サイボウズ流グループウェア活用術とは？ 〜前回までのおさらい〜

   100人規模の会社では、グループウェアの「スケジューラー」「掲示板」「電話メモ」の3つの機能を活用するだけで、年間約1,200万円のコスト削減が可能になるということを「第2回：グループウェアで実現する年間数千万〜数億円のコスト削減」で解説した。

   しかし、この削減を実現するためには、社員全員がグループウェアを使うことが必須になる。これは「ただ導入すればよい」というわけではなく「いかに活用するか」こそが重要となる。

   本連載「サイボウズ流 グループウェア活用術」では、これまでにサイボウズが実践している「グループウェア活用術」を紹介し、この「いかに活用するか」という秘訣を説明してきた。今回はその最終回だ。
グループウェアの活用を成功に導く8つのポイント

   このグループウェア活用術には、第1条から第8条まで全部で8つのポイントがあり、前回までに下記の第6条までを詳しく説明した。

  • 第1条：利用を強制すること
  • 第2条：紙を撤廃すること
  • 第3条：遊びでも使わせること
  • 第4条：上司のスケジュールを押さえられること
  • 第5条：グループウェア上で不毛な議論をさせないこと
  • 第6条：短い文章で感情を伝えること

表1：サイボウズ流 グループウェア活用術

   これら6つを実践すれば、かなり社内でグループウェアが浸透し、効果がみえてくるはずだ。

   しかし、グループウェアが浸透すればするほどグループウェアが便利に感じられ、頼りがちになってしまう。そして、浸透することで起こる問題も多いのである。

   上記の「第5条：グループウェア上で不毛な議論をさせないこと」や「第6条：短い文章で感情を伝えること」もグループウェアにおける問題を回避するためのポイントであることは、「第4回：社内コミュニケーションをより活性化する、第4条から第6条の秘策」でお伝えしたが、グループウェアが浸透した結果、これよりももっと大きな問題が起こり得る。

   このような問題を回避するため、今回説明するのが下記の2つのポイントになる（表2）。

  • 第7条：アナログな活動と組み合わせること
  • 第8条：レポートラインを明確にすること

表2：今回解説するポイント
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サイボウズ株式会社 PRディレクター 村松 康孝
 著者プロフィール
サイボウズ株式会社  PRディレクター   村松 康孝
米国デュルリー大学コミュニケーション学部卒。ITコンサルティング会社を経て、2003年にサイボウズ入社。入社後は、マーケティングコミュニケーション部でウェブマーケティングや広告、セミナー、広報など、プロモーション業務を幅広く担当し、現在はPRディレクターとして活躍。
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第5回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣！第7条〜第8条
サイボウズ流グループウェア活用術とは？ 〜前回までのおさらい〜
  第7条「アナログな活動と組み合わせること」
  第8条「レポートラインを明確にすること」