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サイボウズ流〜コスト削減になるグループウェア活用術〜
第５回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣！第7条〜第8条
著者：
サイボウズ 村松 康孝
2007/10/18
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第8条「レポートラインを明確にすること」
最後に、「第8条：レポートラインを明確にすること」について説明する。これもグループウェアを導入した企業では重要な項目だ。
グループウェアは全社で容易に情報を交換できるということから、同じ部署の同僚や上司だけでなく、部署をまたいで他の社員やまたはその上長、さらには役員や社長にまで簡単にコンタクトをとることが可能なのである。
それによりよく起こる問題が「上司が把握していない中で、他の社員と仕事が進んでしまった」というケースである。良いと思って進めていた仕事が、レポートラインが乱れたことによって中止になってしまっては、社員のモチベーション低下につながる。
このような問題が起こらないように、仕事を進める上でどのようにレポートしていけば良いのか明確な組織図を用意することが大切である。また、公式に「掲示板」を立ち上げ、部内の情報はすべてそこで報告させることも効果的であろう（図4）。
図4：「第8条：レポートラインを明確にすること」
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
最後に
今までに私は職業柄、グループウェアを導入された数多くの企業や自治体の担当者にヒアリングを行ってきた。その担当者が抱える多くの悩みが「どうすればグループウェアを皆に使ってもらえるようになるのか」ということである。
「
第1回：企業システムの要となるグループウェア
」でもお伝えしたが、gooリサーチの調査結果では、グループウェアを導入している企業の半数近い47.5%が「十分に活用できていない」と答え、また80%以上の企業が「社内の知識やノウハウを共有できていない」と回答している。
このような状況を少しでも改善できるように今回執筆させていただいた。その第一歩として有効なのは、手軽でシンプルなWeb型グループウェアを社内で導入し、本連載で紹介してきた「グループウェア活用術」の第1条から第8条までを実施することである。
この「グループウェア活用術」はサイボウズがグループウェアの運用でトライ・アンド・エラーを重ね、またさまざまな業種のユーザから活用方法のヒアリングを行い、まとめたものだ。実施していただければきっと大きな成果をあげられるだろう。
そしてぜひ「
第2回：グループウェアで実現する年間数千万〜数億円のコスト削減
」でご紹介したような、大きな削減効果を実感していただきたい。
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著者プロフィール
サイボウズ株式会社 PRディレクター 村松 康孝
米国デュルリー大学コミュニケーション学部卒。ITコンサルティング会社を経て、2003年にサイボウズ入社。入社後は、マーケティングコミュニケーション部でウェブマーケティングや広告、セミナー、広報など、プロモーション業務を幅広く担当し、現在はPRディレクターとして活躍。
INDEX
第5回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣！第7条〜第8条
サイボウズ流グループウェア活用術とは？ 〜前回までのおさらい〜
第7条「アナログな活動と組み合わせること」
第8条「レポートラインを明確にすること」
