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サイボウズ流〜コスト削減になるグループウェア活用術〜
第５回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣！第7条〜第8条
著者：
サイボウズ 村松 康孝
2007/10/18
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第7条「アナログな活動と組み合わせること」
まず、最初に開設するのが「第7条：アナログな活動と組み合わせること」だ。
グループウェアの浸透が進むと、それまで紙やホワイトボードなど、アナログなものを使っていたやり取りをデジタルで行うようになる。確かにグループウェアを使うことで、社員がスピーディに情報を共有することができるようになるが、すべてのコミュニケーションをデジタル化しようとするのは危険だ。
それは、デジタル的なコミュニケーションでは人の感情や気持ちなどが伝わりにくいなど、限界があるからである。そこで、ある程度グループウェアが浸透してきたら、アナログ的な活動も取り入れて、社内のコミュニケーションをとることをお勧めしたい。
直接、社員を祝福すること
例えば最近は、グループウェアの掲示板機能を使って営業報告を行うことが多いと聞く。その中では、売上げ目標を達成した際に、その掲示板の中で社長や上長が営業部員に祝福のコメントを書くことはもちろん重要だ。グループウェアの掲示板機能を使った営業報告は以下のような形になる（図1）。
図1:「サイボウズ Office」掲示板画面
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
しかし、直接その部署に行き祝福するというアナログな活動の方が、社員のモチベーションをあげる上では、さらに効果的だ。
グループウェアで「売り上げ達成おめでとう」とだけ書くのと、直接メンバーに会い、手を取り万遍な笑みで「売り上げ達成おめでとう」と伝えるのでは、受ける側の気持ちがまったく違う。
「グループウェアが便利だからとりあえず掲示板で気持ちを伝えておけば良いだろう」とは思わないことである。このような事を続けていると社内が殺伐とした雰囲気になり、社員のモチベーションが落ちてくるのは明らかだ。
顔を合わせるアナログな会議が重要
また、最近は社員が顔を合わさず、グループウェアの掲示板の中で会議を行うことも多いと聞く。メンバー全員の集まる時間がとれない時や簡単な報告を行いたい時には便利なのだが、便利だからといってこれを続けていると危険だ。
このようなデジタル的な会議は、顔を合わせて行うアナログな会議と比べ、伝えられる情報量が極めて少ない。例えば、アナログな会議では、発表者の感情や気持ちだけではなく、話の流れによる突発的な情報なども伝えることができる。また、ブレスト会議では、ホワイトボードや紙にメンバーの意見を書き込み、情報を整理しながら議論することも可能だ（図2）。
図2：会議の様子
このような議論から、斬新なアイデイアが生まれやすいことは想像できるだろう。このようにグループウェア上で会議を行うだけでなく、アナログな会議も組み合わせて実施することが重要なのだ。
アナログな会議を増やすサイボウズ社の試み
ちなみにサイボウズ社では、アナログな会議を増やすため、さまざまな工夫を行っている。その1つが会議室のデザインだ。「京都」「東京」「松山」「軽井沢」「仙台」とネーミングし、各地名をイメージした会議室を用意している（図3）。
図3：サイボウズの会議室（1段目左から「京都」「東京」、2段目左から「松山」「軽井沢」）
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
実際に社員からは「リラックスして会議を行える」と好評で、アナログな会議の数が増えている。またすべての会議室には、会議が行いやすいようにホワイトボートも備えられている。
ITですべてのコミュニケーションを賄うことはできない。携帯電話が誕生しても固定電話やFAXがなくならなかったように、グループウェアを導入しても社内で会議やホワイトボード、紙はなくならないのである。
それぞれにメリットがあり、これらを組み合わせることでより効果的なコミュニケーションをとることができるのだ。
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著者プロフィール
サイボウズ株式会社 PRディレクター 村松 康孝
米国デュルリー大学コミュニケーション学部卒。ITコンサルティング会社を経て、2003年にサイボウズ入社。入社後は、マーケティングコミュニケーション部でウェブマーケティングや広告、セミナー、広報など、プロモーション業務を幅広く担当し、現在はPRディレクターとして活躍。
INDEX
第5回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣！第7条〜第8条
サイボウズ流グループウェア活用術とは？ 〜前回までのおさらい〜
第7条「アナログな活動と組み合わせること」
第8条「レポートラインを明確にすること」
