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| サイボウズ流〜コスト削減になるグループウェア活用術〜 |
第１回：企業システムの要となるグループウェア
著者：サイボウズ 村松 康孝 2006/12/26
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| グループウェアは全員が使えないと導入する意味がない
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サイボウズが手軽さにこだわって開発されているのは、「グループウェアは全員が使えないと導入する意味がない」という考えが基本にあるからだ。極端な話、1人でもグループウェアを使えない人がいると、その人のためにグループウェアだけでなく紙やホワイトボード、電話などアナログな方法でもスケジュール管理や業務連絡を行わなくてはならない。
これでは、逆に2度手間となりグループウェアを導入する意味がない。グループウェアは経営幹部から現場の人間まで社内全員が使ってこそ、導入のメリットがあるのだ。
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| グループウェアを活用できていない会社が多い
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さらに「高い費用や時間をかけてグループウェアを導入してみたが、うまく活用できていない」という企業が非常に多い。このような状況を示すデータがgooリサーチの「ビジネスパーソンの社内ブログ利用状況」の調査結果からでた。
これによると、グループウェアを導入している企業の47.5%と半数近くが十分に活用できていないと答え、また80%以上の企業が社内の知識やノウハウを共有できていないと回答している。筆者は職業柄、様々な企業の方に話を聞くが、大概理由は一致している。それは「システムが難しくて使えない」というものだ。
それもそのはず、グループウェア導入前は紙やホワイトボードを使ってやり取りしていた業務を、突然高価で複雑なシステムに移行しようとしているのである。それは無茶な話だ。車に例えると、免許取り立てのドライバーが突然「フェラーリ」などの高級スポーツカーに乗るようなもの。最初はスポーツカーではなく、トヨタの「カローラ」からはじめて、慣れてからステップアップしていけばよいのである。
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| 誰でも使えるということの大切さ
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サイボウズのグループウェアは正に前述の「カローラ」を意識して開発された製品であり、実際にユーザからは高い評価を受けている。具体的には、ユーザの94%が十分に活用していると答え（サイボウズ社調べ）、また某IT雑誌の「顧客満足度調査」では、「導入や初期設定の容易さ」「性能」「機能」「信頼性」「運用管理の容易さ」「価格」「バグ対応の迅速さ」「保守サービスの料金」を中心に10項目中8項目で1位の評価を獲得し、総合で6回も連続で1位を獲得しているのである。
このような点から「誰でも使える」ということがグループウェアを導入する際にどれだけ重要になるのかご理解いただけたと思う。読者の皆さんには、ぜひグループウェアを社内全員で活用いただき、成果を出していただきたい。
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| 次回はグループウェアのコスト削減ポイントを紹介
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次回は、グループウェアを活用することで、どれだけコスト面での効果をあげることができるのか「ABC（活動基準原価計算法）の概念を用いて解説する。
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著者プロフィール
サイボウズ株式会社 PRディレクター 村松 康孝
米国デュルリー大学コミュニケーション学部卒。ITコンサルティング会社を経て、2003年にサイボウズ入社。入社後は、マーケティングコミュニケーション部でウェブマーケティングや広告、セミナー、広報など、プロモーション業務を幅広く担当し、現在はPRディレクターとして活躍。
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