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| IT部門の改革に取り組む人必見！ある情シスマネージャの挑戦 |
第７回：利用部門が「情報を使いこなす」ための正しいBIツール導入方法
著者：有田 若彦 2007/4/27
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| シーケンシャルな情報流通では変化に対処できない危険が
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ライン＆スタッフ形式以外でも、垂直分業の場合には問題は多い。例えば、上司が必要な情報を部下や現場担当が作成して提供するというケースだ。
「売れていた時代」には結果情報を集計報告するため、分業で月1回程度集計・加工していた企業も多いだろう。ところが、長年にわたり習慣化しており、「売れない」時代でもこのままの体制をとり続けていると、シーケンシャルな情報流通では変化に対処できない危険がある。「売れない時代」や「変化が早い時代」ではシーケンシャルなモデルではなく、情報を各層が同時に把握し、集団的意思決定ができるようにしなければ競合との争いに打ち勝つことは難しいからだ。
図3：売れる時代と売れない時代のデータ活用における差 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
半面、IT部門とユーザ部門との分業では、少し意味合いが異なっている。意思決定支援のデータ出力を頼まれているのか、それとも基幹となる管理帳票の作成を頼まれているのか、どちらになるのかということだ。
前者の場合なら、今後はユーザ部門が自力で抽出できるように環境を整えるようにすべきだろう。理由は、先ほどあげたように、PDCAの仮説検証サイクルを「バックログ化」で断ち切らないようにするためだ。
一方、後者であれば、全体整合性の観点からIT部門が実施する方が効率的かつ安全だ。
なお、その際には以下のような場合に留意しなければならない。それは、ユーザ部門で使われていた意思決定のための暫定的なデータ抽出が、基幹帳票に格上げされてくるケースだ。特定顧客の動向を追いかけていたものが、いつしか期間や対象品目が増大して手に負えなくなったり、一営業所で使っていた仕組みが、全国的に有効さを認められて中央一括配信を求められるような場合がそれに該当する。
それぞれ事情や要件を考慮しなければ、一概に受けることも断ることもできないので、取り扱いには十分に注意したい。
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| 「ツールの操作方法」と「情報の扱い方」をセットで提供
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IT部門が担う情報活用の支援としては、従来はツールなどのインフラ整備が主体だった。
上記のようにいかに「情報を使ってもらう」が今後の課題とすれば、IT部門は「ツールの操作方法」と「情報の扱い方」をセットで教えていかなければ効果をだしにくいといえる。
まずは、以下のような現状の情報マネジメントの姿をきっちり押さえることからはじめたい。
- 情報の利用現場は、日頃どのようなデータを取り扱っているか
- 現場はどのようなデータを重視しているか
- データの鮮度と精度はどういった状態か
- データからどのような行動が決定されているか
- データから情報を引き出すまでにかかる時間と手間
表1：現状の情報マネジメントの姿
次に「同じ業界や類似業界における一般活用事例」や「組織機能から導かれる情報活用の傾向」を把握し、情報活用の潮流を理解しておくことだ。
中でも、特に認識しておくべき事項として以下を念頭に置き、何らかの提言ができる準備をしておきたい。
- 経営者視点と現場視点は異なっているという事実
- ライン＆スタッフ部門では扱う情報が異なるという事実
- 専門部門と一般部門とでは手法が異なるという事実
- 同じ機能部門でも業界が違えば手法や情報が異なるという事実
表2：特に認識しておかなければならない事項
そのうえで利用部門に対しては、「日頃の問題解決につながる方法」や「日常業務がさらに効率化できる方法」「他の部門や担当に役立てる方法」をIT部門が提示した「サンプル」をベースにして、一緒に情報活用モデルを作り上げるように接していくことだ。
これらを考慮しながら、利用部門に対して図4の一連の手順で対応していく。
図4：利用部門の情報活用推進に対するIT部門の支援 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
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著者プロフィール
有田 若彦
製品開発技術者やFAエンジニア、SEなど、一貫して製造業のエンジニアリングを歩む。現在は、某化学メーカーの情報システム部に所属。グループウェアの全社展開やDWH／BI、汎用機ダウンサイジングなどのプロジェクトのほか、EUCやEUDの案件を経験。目下は、IT企画やITマネジメント、IT教育、システム監査など多方面を担当。システムアナリスト、CISA公認システム監査人、ITC公認ITコーディネーター、経営品質協議会認定セルフアセッサー、行政書士。
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