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はじめようイントラブログ〜コミュニケーションナレッジマネジメント
第４回：グループウェアやメールとイントラブログを分かつ決定的な違い
著者：
GMO ホスティング & セキュリティ 大澤 貴行
2006/12/11
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グループウェアとイントラブログの決定的な違い
現在多くの企業に導入されているグループウェアでも、コミュニケーションという観点から見ると以下のような問題があります。
情報の発信者や閲覧者の権限管理が難しく、情報のコントロールができない
掲示板には社員全員が参加でき、情報の発信者や閲覧者の権限管理ができません。そのため特定の人からのコメントの受け付けや特定の人への情報発信ができないため、情報のコントロールが困難です。また望まない人からのコメントが原因で口論に発展してしまうこともあり、「荒れやすい」といわれています。
個人的な意見、内容を発信しにくい
掲示板は文字通り、主に社員全員へのお知らせや特定の質問の発信に用いられます。そのため、個人の業務日報やちょっとした感想、個人的な意見などは非常に書きづらいものです。よって個人が持っているナレッジやノウハウは蓄積されにくく、積極的なコミュニケーションもなかなか生まれません。
表4：グループウェアによるコミュニケーションの課題
このようなグループウェアによるコミュニケーションの問題は、グループウェアの機能が劣っているために発生したわけではありません。それは
「グループウェアが情報の共有に特化したアプリケーション」
だから発生した問題なのです。
先ほども述べましたがコミュニケーションとは、発信側と受信側の情報の交換によって行うものです。つまり情報の共有だけではコミュニケーションが成立しません。
「イントラブログは情報の交換に重点を置いたアプリケーション」
であり、表4のような問題を以下のように解決します。
権限管理によって、発信・閲覧できるユーザを制限できる
イントラブログでは、エントリーやコメントを発信できる人、閲覧できる人び権限を管理できますので、的確な情報のコントロールを行うことができますし、望まない人からのコメントによる口論なども発生しにくくなります。
個人的な意見、内容を発信しやすい
社員全員の場である掲示板とは異なり、イントラブログ内のそれぞれのブログの所有者は、特定のグループやユーザです。そのため個人的な内容を非常に発信しやすく、個人が持っているナレッジやノウハウを自然な形で蓄積することができ、個人の意見に対して積極的なコミュニケーションを発展させることができます。
表5：グループウェアメールによるコミュニケーションの課題の解決策
イントラブログのメリット
これまでメールやグループウェアによるコミュニケーションがうまく進まなかった理由が理解できたかと思います。それぞれ単体のアプリケーションとしては、非常に優れた情報発信や情報共有機能を持っていますが、目的が違えばその効果は激減してしまうものなのです。
イントラブログでは情報発信や情報共有の機能は当然備えていますが、情報交換、つまりコミュニケーションを意識したアプリケーションであり、そこがこれまでのものとは大きく違う点なのです。イントラブログのメリットをまとめると、以下のようになります。
直感的なユーザインターフェースで操作が簡単
発信／閲覧権限管理による安心のコミュニケーション
コメント機能やトラックバック機能による、連鎖的なコミュニケーションの広がり
添付ファイルも含め、情報はすべてサーバ側で管理
RSSリーダーによる効率的な情報収集
表6：イントラブログのメリット
以前より企業内に取り入れられているメールやグループウェアに比べて、イントラブログでは効率的な情報発信や情報共有、コミュニケーションを行えるように様々な工夫がされています。
ブログによるインターネットの劇的な変化、その変化をイントラブログにより企業内に取り入れることで、メールやグループウェアでは実現できなかった大きな効果が期待できます。
次回は、実際にイントラブログを導入するにあたってのポイントや必要な準備について解説していきましょう。
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イントラブログBROADNETBOXERホスティングの紹介
ラピッドサイトでは、ホスティングサービスにプリインストールしたモデルを今年6月にリリースしています。今後も社内コミュニケーション力の強化をバックアップするためのサービスの提供、「Web2.0 on Business」の提案を積極的に推し進めていきますので、よろしくお願いいたします。
イントラブログBROADNETBOXERホスティング
http://www.rapidsite.jp/product/boxer/
著者プロフィール
GMO ホスティング & セキュリティ株式会社 大澤 貴行
ラピッドサイト事業本部 本部長 兼 商品企画部長
ホスティングブランド「ラピッドサイト」の責任者としてSaaSの1つの形であるアプリケーションホスティングやWeb 2.0をビジネスに取り入れたWeb2.0 on Businessなどの中小企業に向けた新しいホスティングサービスの提案、啓蒙活動を行う。
ラピッドサイト
http://www.rapidsite.jp/
INDEX
第4回：グループウェアやメールとイントラブログを分かつ決定的な違い
目的はイントラブログによる社内コミュニケーション力の強化
イントラブログが標準で備えるブログの機能
メールとイントラブログの決定的な違い
グループウェアとイントラブログの決定的な違い
