第4回：グループウェアやメールとイントラブログを分かつ決定的な違い (3/4)

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はじめようイントラブログ〜コミュニケーションナレッジマネジメント

第４回：グループウェアやメールとイントラブログを分かつ決定的な違い
著者：GMO ホスティング & セキュリティ大澤貴行 2006/12/11

メールとイントラブログの決定的な違い

イントラブログと、メールやグループウェアの決定的な違いはどこにあるのでしょうか。まずはメールによるコミュニケーションについて見ていきましょう。

現在の企業において、メールによるコミュニケーションは最も基本的なものといっても過言ではありません。どの企業でも、様々な情報がメールで大量に送受信されていますが、メールによるコミュニケーションには以下のような問題があります。

膨大な量による重要なメールの見落とし: 広告メールやスパムメール、Ccメールなどの原因で、メールの送受信量は非常に多くなっています。その中で重要なメールを見落としてしまったり、後から履歴を確認したくても埋もれてしまい見つけ出せなかったりするケースがあります。
添付ファイル管理の煩雑さ、ディスク容量・メールBOXの圧迫: 転送やCcを繰り返したことによって、最新のファイルがどれかわからなくなってしまうことがあります。また巨大な添付ファイルは、受信するPCやメールBOXの容量を圧迫し、PCやメールサーバに大きな負荷を与えています。
受信者側によるメールの管理の煩雑さ: メールは発信者側が受信者を選ぶアプリケーションであり、受信者の必要の有無に関わらず、一方的にメールを送信できます。その無秩序に送信される無数のメールの振り分けや管理は大きな手間になっているのも事実です。また受信者にとって本当は必要な情報だったとしても、発信者側がそれを認識していなかったり、忘れてしまったりした場合に、必要な情報が送信されないケースもあり、非常に危険です。

表2：メールによるコミュニケーションの課題

このようなメールによるコミュニケーションの問題は、メールの機能が劣っているために発生したわけではありません。それは「メールが情報の発信に特化したアプリケーション」だから発生した問題なのです。

コミュニケーションとは、発信側と受信側の情報の交換によって行うものです。つまり情報の発信だけではコミュニケーションが成立しません。「イントラブログは情報の交換に重点を置いたアプリケーション」であり、表2のような問題を以下のように解決します。

広告メールやスパムがないため情報量を削減でき、検索機能もある: イントラブログには広告メールやスパムメールが書き込まれることはありませんし、メールとは異なり受信側が必要な情報を検索・選択することになりますので、大量の情報に必要な情報が埋もれてしまうことはありません。また検索機能も備わっており、情報の二次利用は非常に容易です。
添付ファイルをサーバで管理するため、容量が圧迫されない: イントラブログではサーバ上に添付ファイルを保管します。そのため世代管理が容易ですし、PCのディスク容量を圧迫することもありません。また添付ファイルの中身を検索対象とすることができるので、ファイルサーバのように添付ファイルの情報を効率的に管理することができます。
受信側が情報を検索・選択できるので、無秩序に情報が送られてこない: イントラブログは情報の受信側が必要な情報を検索・選択するアプリケーションです。そのため無秩序に情報が送られてくることがなく、管理の手間が省けます。また受信者側にとって必要な情報だけを効率的に管理・収集することができます。

表3：メールによるコミュニケーションの課題の解決策

次にグループウェアについて見ていきましょう。

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著者プロフィール
GMO ホスティング & セキュリティ株式会社大澤貴行
ラピッドサイト事業本部本部長兼商品企画部長
ホスティングブランド「ラピッドサイト」の責任者としてSaaSの1つの形であるアプリケーションホスティングやWeb 2.0をビジネスに取り入れたWeb2.0 on Businessなどの中小企業に向けた新しいホスティングサービスの提案、啓蒙活動を行う。

ラピッドサイト
http://www.rapidsite.jp/

INDEX
第4回：グループウェアやメールとイントラブログを分かつ決定的な違い
	目的はイントラブログによる社内コミュニケーション力の強化
	イントラブログが標準で備えるブログの機能
	メールとイントラブログの決定的な違い
	グループウェアとイントラブログの決定的な違い

はじめようイントラブログ〜コミュニケーションナレッジマネジメント
第1回	喫煙室と飲みュニケーションは重要か
第2回	理想の社内コミュニケーションを求めて
第3回	今さら聞けない「ブログ」の違い
第4回	グループウェアやメールとイントラブログを分かつ決定的な違い
第5回	イントラブログ導入の勘所、5W2H

Movable Typeには自由という言葉がよく似合う
第1回	企業にブログがやって来た
第2回	ビジネスシーンで発揮されるMovable Typeの本当のポテンシャル
第3回	企業サイトの構築・運営にMovable Typeが選ばれる理由
第4回	実践！Movable Typeカスタマイズ

徹底比較!! イントラブログ
第1回	Simple is Best「BOXERBLOG iB」
第2回	「Movable Type Enterprise」の拡張性が生んだ柔軟さ「SKYARC Enterprise IntraBlog」
第3回	業務アプリケーションの中心として機能する「ドリコムブログオフィス」
第4回	イントラブログの未来