社内コンテンツ利用をめぐる、社員とIT部門のいたちごっこを防ぐためには

社外との情報共有の実際と問題点

第1回の記事の中でも触れましたが、企業が社外の取引先とのコンテンツを交換する際には、メールや、ファイル転送、共有サービスを使ってコミュニケーションされているケースが多いものと思います。

そういった場合、例えばメールでのやり取りにおいて、ファイル添付を忘れる、暗号化されていないコンテンツをそのまま送受信する、最新のコンテンツ側からなる、といったことが多いと思います。既にコンテンツ管理製品を利用されている会社では、メールやファイル転送サービスの送信時に、折角つけられていた属性情報が失われることもあれば、後で整合させるために手作業でそれらを管理しなければならないため、それらの情報をつけないまま保管してしまうケースがあるかもしれません。

また、ファイル転送サービスなどを利用して、取引先に素早くファイルを送りたいとか、必要に応じて外出先のモバイル端末から社内のファイルサーバーにアクセスしたいと思っても、会社のコンプライアンスのために利用することができず、不便なことも多くあります。

当たり前ですが、ユーザーは使いやすいシステムを好みます。一方で、企業のIT部門は情報管理の立場上、外部への情報漏洩を阻止しようとするので、メール送信前の上長の承認が必要であるとか、添付ファイルの暗号化等の対策を行っている企業も多いことでしょう。しかしそのほとんどのソリューションは、ユーザーにとっては使いにくいシステムではないでしょうか。

ユーザーは用意された道具が使いにくいと、それを使わない「抜け道」をいろいろと考えます。Dropboxや宅ファイルサービスもその1つです。そうなると、今度はIT側がそれを阻止するために、ポートを防いだりなど、まさにユーザーとIT部門の「いたちごっこ」がくり広げられることが想像できます。

ユーザーにとって使いやすく、仕事の効率を上げ、かつ企業のコンプライアンスを遵守するようなシステムが必要不可欠です。Alfrescoはオンプレミス、クラウド、モバイル、そしてオンプレミスとクラウド間のコンテンツを行うCloud Syncによって、ユーザーにとって使いやすい、いつでもどこでも安全に最新の情報にアクセスすることができるソリューションを提供しています。

図1：Alfresco の全体ソリューション（クリックで拡大）

前回はAlfrescoのオンプレミスのソリューションであるAlfresco Oneをご紹介しました。今回はAlfresco in the cloudとCloud Syncをご紹介します。