コンテンツ管理や情報漏えい防止に力を発揮するECM、Alfrescoとは

まだまだ普及していないコンテンツ管理とその必要性

企業内に存在する文書、写真、ビデオ、メールなど、様々なコンテンツがビジネスを支えています。これらはどのように社内で共有、管理されているでしょうか？

以前から、業務データ共有のために企業はファイルサーバーを導入して、情報共有の促進を図っています。ハードディスクの価格も下がり、安価で簡単に据え付けることができる「入れ物」であるファイルサーバーは、便利ではあるものの、次第にビジネス案件の増加やユーザーが増加していくにつれ、アクセス権をきちんと管理することができなくなってしまいます。

さらに、格納されるコンテンツの量の増加により、ファイルサーバー内に不必要なコンテンツ（ゴミ）が増えてきます。また部署ごとにサーバーが乱立しはじめると、そのサイロ化のために部署を横断するような情報共有が難しくなってきます。

図1：ファイルサーバーを取り巻くファイル共有の弊害（クリックで拡大）

プロジェクトの情報共有は社内のみにとどまらず、社外と行われることはもはや必須と言えます。社外と情報共有するようになると、メールや大容量ファイル転送サービス等を利用するケースが多くみられますが、これらはコンプライアンスの観点から、企業のIT部門にとって危惧する問題です。

情報漏えいの防止など、リスクを回避するために、IT部門はファイルの暗号化や、通信ポートの遮断、クライアント監視ツール等の対策が必要となってきます。しかしこういった手段を採ると、ユーザーにとっては使いにくいシステムになってしまいがちです。

また、テクノロジーの進化によって新たなソリューション、例えばDropboxなどの共有ストレージサービスを利用するといった抜け道ができることによって、最大のセキュリティホールがそれらを利用する人になってしまうことは、近年の情報漏えい事件においても明らかです。こうしたファイル転送サービスや共有サービスは、取引先にファイルを送付したり、外出先から社内のファイルサーバーにある情報にタブレット等のモバイル端末でアクセスしたい時にはとても便利ですが、前述の理由から、使用を禁止されている企業は多いです。

その一方で、企業のコンプライアンスや、業界の規制にそった形でレコード管理が求められます。多くの製造業やソフトウェア開発の企業では、品質管理マネジメントモデルであるISO 9001やISO 14001の遵守を、サービスを受ける側から求められ、多数の企業が既に認証や監査を受けているものと思います。

ISO 9001では、製品やサービスがユーザーに提供されるまでの過程を重視し、その中で品質に関わる文書の保管方法や所在、保護、検索、保管期間、廃棄ルール等を明確化することが求められます。多くの企業は紙文書でそれらを保管していますが、紙での取り扱いは、キャビネットの増加による保管コストの増加や、書類の山に埋もれてしまうなどの原因から、探す時間のために仕事が遅くなったり、紛失してしまう等の危険性も抱えています。

このような問題を解決するための方法として、コンテンツ管理システム（ECM）を活用することが考えられます。ECMを利用することで、適切に文書を管理すると同時に、保管コストを下げ、生産性の向上につなげることができます。

しかしながら、企業はコンテンツ管理の必要性に対して十分認識されているものの、ITの投資の優先順位としては、低い状態に置かれることが多くみられます。その理由としては、既存のコンテンツ管理製品の初期投資が高額になることや、投資対効果をそれぞれの企業が算出することが難しいことが原因となっています。そこで、今回はこうした企業の問題解決を支援する、オープンソースのコンテンツ管理プラットフォームであるAlfrescoを紹介していきます。