プロジェクトの困ったを解決せよ！

プロジェクトで起こるさまざまな悩み

　プロジェクトを進行する上で、実にさまざまな悩みが生まれます。その内容は、プロジェクト規模の大小によっても変わってきますが、本連載では特に中小規模の案件において生まれがちないくつかの問題について、Google Sitesを使って解決する方法をご紹介していきます。

　プロジェクトの悩みとして、まずよくあるのは、「あの情報どこ？」問題でしょう。間違って最新ではないファイルを参照してコンテンツを作ってしまったり、クライアントやチームメンバーから情報の所在について度々問い合わせが来たりという経験がある方も多いと思います。

　また、プロジェクト管理ツールを使っていて、そこで情報は管理されているけれど、クライアントはその専門的なツールに馴染（なじ）めないなどということもあります。

　本連載で紹介するGoogle Sitesは、複数人数が共同で編集できるサイトを簡単に作れるサービスです。

　さてそのGoogle Sitesをどう使えば、プロジェクトの悩みを解決できるのでしょうか。図1は、Google Sitesの使用例です。プロジェクト管理、簡易的なグループウェア、コミュニケーションなどを目的として作られています。また、Googleのほかサービスとの連携や、ページタイプの設定、メンバーの権限設定、ストレージ機能などから、多様な使い方ができるのです。

Google Sitesで解決できること

　Google Sitesで解決できるのは、「情報の一元管理」です。

　例えば、少人数・短期間で行うプロジェクトの場合、メーリングリスト1本でまわしていることもままあります。そのとき、情報の管理は個人の裁量に任されます。いちいちフォルダに整理していない場合は大量のメールに埋もれ、検索するにも最新のファイルかどうか確かめるのにも、毎回手間がかかります。積み上げると大きな時間のロスとなります。

　そうならないためにも、情報は必ず1カ所に集めておくべきなのです。そこを見ればすべてわかるページがあれば、探す手間がはぶけ、問い合わせ対応が減るのは間違いないでしょう。

　次に重要なのが、「情報共有」です。

　プロジェクトに関連するニュースの共有や、プロジェクトに関連するサイトのアクセスやコンバージョンの解析結果の共有。また、単に共有するだけでなく、スタートページとして日々閲覧することを徹底すればモチベーションを高める効果も望めます。これは、iGoogleなどでも可能ですが、Google Sitesではもっと自由に構築し、1つのサイトを皆で作り上げ、簡単に共有することができます。

　こういった問題解決方法について、本連載を通じて具体的に述べていきますが、まずGoogle Sitesを使ってみることにしましょう。