第3回：中身の濃い進捗報告会を作るには〜前編〜 (3/3)

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第３回：中身の濃い進捗報告会を作るには〜前編〜
著者：ウルシステムズ村田修作 2007/8/29

3つのポイントを実践する

最終的に弁田氏が作った課題管理表・ToDo管理表は、以下のようなものになった。

表2：課題管理表
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）

表3：ToDo管理表
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）

新たに弁田氏が作り直した課題管理表およびToDo管理表について、ポイントを以下にまとめる。

課題とToDoはそれぞれ管理表を分けることにより、明確に区別して記述している
課題管理表（表2）の1〜3では、放っておくと何が困るのか明記している。クドくならない範囲で、極力「Aという状況のために、BさんがCすることができない」といった風に、この課題があることで誰がどう困るのかということを明確にしてある。このようなことを心がけると、不要な課題を管理せずにすむだけでなく、課題解決の期限や優先順位をより明確にすることができる
課題管理表（表2）の4は、このまま放っておいても困らない（WBS側で管理しており、課題管理しなくても困らない）ため、課題管理表では完了扱いとしている
課題管理表（表2）の2、3は、それぞれToDo管理表（表3）の4、5のToDoへ落としている

表4：作成した課題管理表・ToDo管理表のポイント

このように課題・ToDo管理をしていけば、確実にプロジェクトを前進させることができる。「なるほど、課題とToDoね」と弁田氏は1人納得すると、進捗定例のメインになる進捗報告の作成に取りかかった。

次回は

次回は、自席に戻った弁田氏に、結佐氏から進捗報告のやり方について依頼するメールが届きます。どのように弁田氏は対応していくのでしょうか？

著者プロフィール
ウルシステムズ株式会社村田修作
シニアコンサルタント。「少しでも顧客の役に立つことをする」をモットーに日々コンサルティング活動に奮闘中。「どのようにすれば会議での議論を空中分解しないようファシリテートできるか」が現在の最大の研究テーマ。