グループウェアの草創期

グループウェアの草創期

グループウェアが注目されはじめたのは今から10年ほど前からであるが、SMBに実際に導入されはじめたのはそれから2・3年後の1998年ころからである。ちょうど企業にPCを導入する傾向が見えはじめた時期である。

ただ、その時にはグループウェアの機能を活用するためにPCを導入するのではなく、すでに社内で普及して散在しているPCを、グループウェアで1つ のグループ（部門＝組織＝企業を1つとして）としてリンケージして活用しようという目的であった。つまり、PCありきだったのである。

現在ではグループウェアの導入率は6割を超えている。SMBでも1人1台のPCでのネットワークの利用環境も整い、同時に社内のリテラシーも高まり、利用感の充実によって本来のグループウェアのメリットを享受できるようになった。

単にグループウェアを導入することは簡単であり、利用方法も特別なスキルも必要としない。問題はいかに活用するかである。ユーザが日々の情報を確 実・着実に入力して独自のデータベースを構築して、グループウェアの持つ多彩で便利な付加価値をいかに活用するかが大切だ。

グループウェアのメリットを享受するには、社内で利用することをルーチン化することが必要である。グループウェアを企業の仕組みとして社員に周知徹 底させ、文書閲覧や申請承認、稟議決済などで、グループウェアを利用することに「シバリ」を設けられれば有効であろう。

またデータベースとして充実するために、データを入力することにインセンティブをつけたりし、グループウェアの利用を企業の業務処理の一部として必 須要件にするなど、思い切った「活用を促す運用への強制力（ドライビングフォース）」が必要だろう。そういった経営者の組織全体を見渡した決断が、グルー プウェア導入の成功条件といえる。

グループウェアの活用例

ここで1つの事例をあげてみる。拠点が5か所ある企業の場合、それぞれ拠点ごとの営業活動の進捗度合い、契約の成約結果やユーザサポート、クレーム状況などの営業関連の情報を共有化するということのメリットは大きい。

つまり、ある拠点でのターゲットユーザの類似商談事例（成功／失敗にかかわらず）が全拠点、しかもリアルタイムですべての営業担当者が活用できる。 サポート情報においても、ある製品のトラブル情報をグループウェアを通して1つ発信することで、全員が有益な営業情報を共有できる。

そこで、さらにナレッジ機能やEIP機能を駆使することで、膨大なデータベースから臨機応変に情報を引き出せるようになり、トラブルを未然に防ぐこ とができるかもしれない。こういったことから、グループウェアは極めて実践的な活用を可能とし、販売効率と生産性の向上につながるアプリケーションだとい えよう。

ワークフロー処理

グループウェアの最も業務処理で重要な機能として、ワークフロー処理がある。ワークフロー処理とは、今まで書類として社内を巡回していた書類をネッ トワーク上で処理する機能だ。出怠勤／出張報告／申請書類／稟議決裁などの処理も、グループウェアのワークフロー処理の機能を活用することによって、大幅 に労力を軽減できる。例えば、決裁権のある上司が出張先で稟議書決裁処理ができれば、書類処理上の理由で起因する業務の遅滞などは起こらなくなるだろう。