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| 死蔵された情報を、検索エンジンで使える情報に変える | ||||||||||||
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初期の段階では、イントラネット上のWebサイトに情報を集約し、そこからナビゲーションを行うといった社内ポータルが注目されました。「探す手間が少ない」という点では大きなメリットを生んだのですが、一方で社内ポータルそのものの管理という大きな手間も生じることとなりました。 様々なデータがイントラネット内に散在していることは「仕方のないこと」です。イントラネット内に散在するデータを、インターネットの検索ポータルを利用するように、イントラネット上の社内ポータルの検索窓からキーワード検索を行ことで、1つのインターフェースに集約した形で、情報を活用する下地を作ることができます。 もちろん、単にデータベースから情報を取り出すだけならば、あらかじめ組み込まれた検索機能を利用すればよいでしょう。しかし企業内で利用されている雑多な情報を扱うためには、パソコンのデスクトップ検索と同様に、これらのデータベースやファイルなどをまとめて検索できる性能／機能を備えた検索エンジンが必須となります。 さらに「見える！検索エンジンMARS FLAG」のような、検索結果がビジュアルで「見える」検索エンジンを利用することで、ファイルを開く前にそれが必要な情報かどうかを見極めることができるようになります。 「とりあえずデータベースにさえ突っ込んでおけば、後はどうにでも検索できる」といったような状況になれば、使う側も余計な手間が省けるのです。 |
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| どのようにナレッジを収めるか | ||||||||||||
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しかし実際には、検索エンジンから検索できる場所にファイルやデータを保存するだけでは、保存されている情報を有効に活用できるようにはなりません。過去のデータはそのままにしておき、これから作るデータに関しては検索されやすい「ロボットに優しい」データにする必要があります。 ここでいうロボットとは、検索エンジンがどこに何の情報が収められているかを収集するプログラムのことです。社員の代わりにそのロボットが情報を集めてくれるというわけです。このロボットが理解できる形で情報を記述しておくことで、効率的な検索が可能になります。 例えばWord文書なら、「見出し1」や「標準」といったスタイルをちゃんと使うことも、その第1歩となります。Word文書のスタイル指定は、ただ見た目に変化を与えているだけではなく、文書を構造化する役割を持っています。これは、アウトラインモードで表示することで確認できます。 また最初からHTML形式でイントラネットに情報を掲載する場合にも、CMSを導入し、正しい（ロボットが認識できる）構造を持ったWebページを作成することも重要です。面倒な公開作業を簡単にするツールを使い、それがロボットに優しくて企業内サイトの検索によって「見つけられやすい」ものとなれば、非常に価値があるでしょう。 このように用意したデータに対する検索エンジンに、「ヒットした情報の精度」や「どれが最新の情報なのか」「ドキュメント閲覧権限の設定」などが用意されることで、情報活用のメリットは大きくなります。このような効果的なソリューションを提供するために、データベースや検索エンジンを得意とする各企業が、まさに「しのぎを削っている」のが現状です。 |
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