重要な企業コンテンツを管理するオープンソースECM、Alfrescoの実力を探る第2回

Alfresco Shareの機能

Alfresco Shareは情報共有のためのユーザーインターフェースを持ちます。
インストール後に、Alfresco Shareにログインしてみます。デフォルトではhttpの8080ポートでアクセスができます。
インストール直後にアクセスできるのは、admin だけですので、これでログインします。

ダッシュボード

ログインすると、最初にユーザーのダッシュボード画面が表示されます。ユーザーのダッシュボードは、このユーザーがAlfresco内でアクセスできるコンテンツについての更新情報や、承認が必要なワークフローのタスク等の一覧を表示します。このダッシュボードは、提供する機能が異なる複数のダッシュレットから構成されます。ユーザーはこのダッシュボードのデザインやダッシュレットの構成を自由に変更することが可能です。

図2：ログイン直後のユーザーダッシュボード（クリックで拡大）

サイト

Alfresco Shareでは情報共有の大きな単位をサイトと呼んでいます。サイトは実世界で例えると、全社または、部署単位、プロジェクト単位に相当するもので、その中で適切なロールを割り当てながら情報共有を行います。

図3：サイトの作成（クリックで拡大）

ユーザーは自由にサイトを作成することができます。この時、サイトを作成したユーザーはサイトマネージャの権限が与えられ、サイト内で情報共有するメンバーを招待することができます。

Alfresco Shareでは2種類のサイトを作成できます。1つは公開サイトで、サイトメンバーでない人もサイトの存在を見ることができ、興味があれば、サイトに参加することができます。
もう1つは非公開のサイトです。これはサイトマネージャから招待されたメンバーだけがアクセスでき、その他のユーザーからはサイトの存在を隠すことができます。この時に、そのメンバーにどのようなロール（権限）を与えるかを設定できます。Alfresco Shareのサイトで用意されているロールは４つ（ゲスト、コントリビュータ、共同作業者、マネージャ）になります。

図4：ユーザーの招待とロールの設定（クリックで拡大）

	ゲスト (Consumer)	コントリビュータ (Contributor)	共同作業者 (Collaborator)	マネージャ (Manager)
フォルダ・コンテンツの閲覧	●	●	●	●
ワークフローの割当	●	●	●	●
新規コンテンツの追加		●	●	●
コンテンツの編集			●	●
タイプの変更			●	●
アスペクトの管理			●	●
サイトへの招待				●
コンテンツの削除				●
権限の管理				●
サイトダッシュボードのカスタマイズ				●
サイト情報の編集				●
表2：ユーザーロールの権限

ユーザーがアクセスできるサイトは、上部のメニューまたは、ユーザーのダッシュボードの画面からアクセスできます。

ドキュメントライブラリ

サイト内でコンテンツ（ファイル）の格納を管理しているのは、ドキュメントライブラリです。ドキュメントライブラリにアクセスすると、フォルダーとファイルの階層構造を見ることができます。フォルダーとファイルのリストの表示形式はいくつかの種類があります。サムネイルも表示されます。

図5：ドキュメントライブラリ（クリックで拡大）

コンテンツにアクセスすると、コンテンツのプレビューを見ることができます。これはAdobe Flash Playerを使って表示されます。従来のファイルサーバーは、ファイル名だけで内容を判断して、中身は実際に開いてみないと分からないのですが、このプレビューのおかげで、必要なファイルをすぐに見つけることができ、ユーザーのPC上にファイルをダウンロードしなくても見ることができます。