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| 準備物の対応のためのMind Map | ||||||||||
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準備物のMind Mapは、来場者に配布するものとブース担当者が使うものに分けられ、それぞれの準備物に「誰がいつまでに用意するのか」という割り振りや期限がつけてある。 これを紙に出力して壁に貼り、終わったらチェックをつけるようにすれば、準備の状況をいつでも皆が共有できる。気づいたことがあれば、直接書き加えてもよい。ここで大切なのは、「誰がいつまでに」という担当者と期限を明確にすることで、思い違いを防ぎ、自分の担当範囲がよくわからないといった曖昧な状態を避け、出展というプロジェクトに関わる全員が作業しやすくすることだ。  図2：準備物詳細のMind Map （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） |
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| ブース対応のためのMind Map | ||||||||||
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次に、出展当日のブースでの対応を書き出したMind Mapを見てみる（図3）。出展ブースでの対応は基本の流れがあり、一般的に声をかけるところからはじまることが多い。来場者によってはブース担当者に積極的に話しかけ、製品名を指定し、ある機能について深く聞きたいという方もいるが、そういう方は稀である。  図3：ブース対応のMind Map （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） たいていは、ブースやカタログラックの前で立ちどまって掲示パネルやリーフレットを眺めている方に声をかけ、「現在どういったツールを使っているのか」「ツールを使うとしたら何がポイントなのか」といった質問から会話を作り、デモを見てもらって、反応を得るというのが一般的だと思われる。 Mind Mapを使ってこの対応の流れを書き出すと、実は質問ごとに細かく対応を変えていることがわかってくる。出展時の対応というのは人についてくるノウハウと考えられがちだが、想定する来場者の反応をぐるりと書き出し、それぞれにどう応えていくのかを埋めていけば、ブース担当マニュアルの下地ができる。 テキストにする場合は、ツリー構造の便利な点を利用して、中心に近い枝を上位項目にし、端に向かって詳細項目として、順序を入れ替えながら作っていけばよい。 また、イレギュラーな事態を想定することも大切で、例えばその場で商談に入りたいという貴重な方もいるかもしれないし、担当者が不測の事態で、当日会場に来られなくなることもないとは言い切れない。そういった場合も枝を付け足して突発的な事態にはどう連絡を取り合うのかを決めておけば混乱は少なくなる。 出展は現在のユーザや将来のお客様に対面でき、製品そのものへの意見だけでなく、どういったプロジェクトが動いているのか、イベントに来場する方が何を目的としているのかを直接聞くことができる大切なチャンスである。 そこで担当者ごとに異なる反応をしてはならない。イベント開催期間中に会場へ出向くすべての担当者が、同じMind Mapを前にして、基本の流れと質問項目を確認しておくことで、現場での対応をよりスムーズにできるだろう。 |
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