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| サイボウズ流 グループウェア活用術とは？ | ||||||||||||
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100人規模の会社では、グループウェアの「スケジューラー」「掲示板」「電話メモ」の3つの機能を活用するだけで、年間約1,200万円のコスト削減が可能になる。この点については「第2回：グループウェアで実現する年間数千万〜数億円のコスト削減」で解説した。 しかし、このような効果を得るためには、社員全員がグループウェアを使うことが必須になる。そこで、グループウェアを社員全員で使うために「第3回：年間1,200万円のコスト削減が可能になる8つの秘訣」で紹介したのが、サイボウズ流のグループウェア活用術である。 このグループウェア活用術には、第1条から第8条まで全部で8つのポイントがあり、第3回では下記の第3条までを詳しく説明した。
表1：コスト削減の8つの秘策のうちの第1〜3条 この3つを実施するだけでも、社内でのグループウェアの活用がかなり進むだろう。今回は、さらに利用を促進する「グループウェア活用術」の第4条から第6条までについて解説する。
表2：さらにコストを削減できる第4〜6条 |
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| 第4条「上司のスケジュールを押さえられること」 | ||||||||||||
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第4条となるのが「上司のスケジュールを押さえられること」である。第1条から第3条は「全員が使う」状態を作りだすためのもので、「遊びでも使わせる」をはじめとして様々な工夫を紹介した。第4条のポイントもそれに深く関係している。 |
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| スケジューラーとは | ||||||||||||
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グループウェアには「スケジューラー」機能が搭載されており、グループウェアを導入している会社ではその機能が重宝されている。「スケジューラー」とは、自分や社内メンバーのスケジュールはもちろん、設備の予約状況まで、時間に関係する社内情報をすべて一括して管理できる機能のことである。 メンバーや設備の空き時間をワンクリックで一覧確認できるので、会議の調整などを簡単に行うことが可能になる。この機能を社員がフルに使うことで、スケジュール調整などの中間業務の省力化が可能になり、業務の効率化が促進されるのだ。 ただ、このような効果を得るには、経営幹部から現場の社員まで全員が使う必要がある。「全員に使わせるなんて、骨が折れるようなことだ」と思う人も多いだろう。しかし、実はそれほど難しいことではない。 重要なポイントは「社員全員に便利であると思わせる」ということだ。これさえできれば、社員は進んで使うようになる。 では実際に「進んで使わせるコツ」についてみていこう。 |
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