Googleドキュメントとの連携

　情報管理をさらにスムーズにするために、Googleドキュメント（http://www.google.com/google-d-s/hpp/hpp_ja_jp.html）を使う方法があります。

　Microsoft WordやExcel、PowerPointで作ったドキュメントは、閲覧するためにダウンロードする必要がありますが、Googleドキュメントで作られた文書やスプレッドシート、プレゼンテーションは、Google Sitesに簡単に表示させることが可能です。図3はGoogleドキュメントの文書を埋め込んだ例です。

　ファイルを編集する際、ダウンロード、修正、アップロードという面倒な工程を経なくても、オンラインでそのまま編集できることや、バージョン管理がついているので、編集個所や編集者の特定が容易で、ファイル名にバージョン番号や日付を付加する作業の必要の無いこともポイントです。

　Google Sitesでは、サイト全体の権限設定しかできませんが、Googleドキュメントの公開設定を利用すれば、それぞれの情報の閲覧・編集の可否を設定することができます。

　ただ、今のところGoogleスプレッドシートの埋め込みに問題があり、全公開に設定されたスプレッドシートしか埋め込み表示できないようです。いずれ解決されると思いますが、現時点では、「File Cabinet」のアイテム追加から利用するか、通常のURLでリンクするのが良いでしょう。

プロジェクトに関する情報をすべて集める

　情報の一元管理は、「プロジェクトに関する情報をすべて集める」というルールを徹底することさえできれば成功したようなものです。そして、できれば管理の担当者を作って、週に一度でも棚卸しで整理できれば、秩序を保ちやすいでしょう。カテゴリがあいまいなものをどこに記述するかなど、案外困ることも多く、その繰り返しで徐々に更新されなくなることもあります。迷ったときには「連絡」にポストするなど、ガイドラインを作っておいても良いかもしれません。

　気をつけなければならない点は、Googleアカウントの扱いや、機密性の高い情報の管理です。あまりパソコンに詳しくない方がいる場合は、人のパソコンでのログインを禁止するのも良いでしょう。また、情報の種類によっては、直接Google Sitesに記述せず、パスワード付きZIPなどにしてマスターパスワードで管理しましょう。

　百聞は一見にしかずということで、まずは先ほどのサンプルサイト（http://sites.google.com/site/thinkitsample/）を見ていただき、そしてぜひ簡単なサイトを作ってみて便利さを実感してほしいと思います（2008年8月現在）。冒頭に出てきたAさんとは、その後プロジェクトをご一緒する機会がないのですが、Googleドキュメントは使っていらっしゃるようですので、今度Google Sitesをオススメしてみたいと思っています。

　次回は、Webサイトの運用中、毎日必ず閲覧するスタートページとしてのGoogle Sitesをご紹介します。