SMB市場におけるグループウェアの導入実態

はじめに

今回は、SMBにおいて注目を集めるグループウェアの実態をデータを基に分析していく。「第1回：SMB市場におけるITシステムの導入実態総論」で紹介したように、SMBでグループウェアのサーバの導入率は60.9%であり、今後利用したいSMBユーザも71.2%と非常に多い。

こういった数値から、個人だけで蓄積・保有している価値ある情報を、ビジネスユニットあるいは全社的にITインフラを通して共有することができるグ ループウェアのメリットをSMBユーザは理解した上で、「利用価値・利用効果が目に見えやすいIT」として導入を望んでいることがわかる。

ITインフラ整備がほぼ完了したSMBユーザにとって、ITインフラが整備された効果を実感するという意味ではグループウェアは最適なソリューショ ンだ。今回は今後導入意向のあるSMBユーザ向けに、グループウェア導入のポイントを整理する。そして、SMBにおける具体的なグループウェアパッケージ のシェアをノーク・リサーチの調査結果から紹介していく。

便利な情報共有化ツールであるが、社員に使わせることがポイント

「LotusNotes」「サイボウズ Office」を代表とするグループウェアが、企業のネットワーク環境においてのツールとして導入が確実に進んできている。しかし、いくらグループウェア がSMBユーザにとって「利用価値・利用効果が目に見えやすいIT」であるとはいっても、「魔法の杖」のように導入すればすぐに効果があわられるというも のではない。きちんとグループウェアの本質的機能を理解し、導入メリットや注意点を考慮しなければならない。

グループウェアが利便性に富む点は次の三点に集約される。

SMBにおけるITは、情報化の基盤にあわせていかなければならない状況になっているといえる。外的な要因としては、イントラネット／インターネットといったITインフラの普及のスピードが恐ろしく早く進み、ほぼインフラの整備は完了したことがあげられる。

グループウェアの機能

オフィス内に導入されているPCの数＝スタンドアロンPCの数でない。それぞれ個別に使用されているPCではなく、イントラネットで繋がっているこ とを活用しなければ、組織的にも機能的にも無駄が多い。個人別にバラバラに持っているスキルベースや営業情報などの企業にとって有益な情報を、有効活用 （データ共有）すべきだという認識の高まりがある。

もっと具体的にいえば、営業担当者／管理部門／生産部門などの企業内の社員すべてが、表2の主なグループウェアの機能を活用することによって、情報の一元化とデータベース化による業務の効率化、そして生産性の向上をはかれる。