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| チェックイン・チェックアウト | ||||||||||
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一般的にECMは蓄積されている各種コンテンツを集中管理するため、同じコンテンツに対して複数のユーザが同時に編集しようとする可能性があります。通常の共有フォルダなどの場合は、開いてみてはじめてアラートが表示され、読み取り専用で開くしかありませんでした。 Alfrescoでは明示的にチェックアウトをすることで、本体ファイルを更新ロックし、自分だけに編集権限がある作業用の別バージョンを作って作業をすることができます。これにより他のユーザに対して、そのコンテンツが編集中であることを示すことができます。この作業中のバージョンを編集完了後にチェックインすることで、本体ファイルが更新されます。 |
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| バージョン管理 | ||||||||||
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大抵のECM製品には個々のファイルの編集履歴を自動保存する仕組みが用意されています。これにより誤操作などによるコンテンツの紛失を防ぐことができます。後からそのファイルの成立の経緯をトレースすることもできるようになります。一般的なファイルサーバ（共有フォルダ）の場合は他のユーザによる上書きや削除によって、意図せずにコンテンツを失ってしまうケースがありますが、ECMの環境下においてはそのような事態はまず発生しません。  図3：変更履歴管理画面 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） 各バージョンが（編集過程にあるバージョンも含めて）統一的にECMサーバに保管されることになり、常にどのファイルが最新バージョンであるのかを判断することができるようになります。最新バージョンの明示と配布を徹底し、不正なバージョンの滞留や一人歩きを防止することは、文書管理の基礎的な課題の1つといえます。 Alfrescoにも当然こうしたバージョン管理機構が用意されていますし、柔軟性という意味では標準以上の機能を持っているといえるでしょう。例えば、バージョン管理は重要な機能ではありますが、無条件にすべてのバージョンを自動保存してしまうとパフォーマンスやストレージの容量でも不利なケースが出てくることが考えられます。 Alfrescoではこの機能は「アスペクト」の一種であると定義され、統一的なインターフェースによりユーザ側でオンオフの切り替えができるようになっています。もちろん特定のフォルダに対してバージョン管理機能を強制することや、特定のファイル形式だけを対象にすることも可能です。 |
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| 監査証跡 | ||||||||||
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ECM製品はデータ管理の精度向上を使命としているのため、多くの製品で強力なロギング機能が実装されています。コンテンツの作成や更新だけでなく、いつ誰がどの文書に対してどんな操作を行ったのかという管理情報を保存して、後の監査目的に活用するという使い方が一般的です。この機能は内部統制の強化にも利用されています。 Alfrescoではこの監査証跡機能も「アスペクト」としてユーザ側で比較的自由に取り扱うことができます。また、現行バージョンではシステム管理者レベルで設定ファイルを編集する必要がありますが、コンテンツの種類や操作の種別（作成・更新・読込その他）を細かく指定することも可能です。 |
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| ワークフロー | ||||||||||
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企業内のコンテンツに対しては、正しい手順でのレビューや承認が求められることが珍しくありません。そのため多くのECM製品で「ワークフロー機能」が実装されています。これによりレビューや承認権限を持つユーザに、その対象となるコンテンツを依頼という形で送ることができ、ユーザ側でもログイン直後の画面などで自分が処理すべき仕事を一覧で見ることができるようになります。 Alfrescoの場合は単純に対象コンテンツを「レビュー中」「承認済」などと命名したフォルダ間で移動させる簡易ワークフロー機能と、本格的なビジネスプロセスマネジメントに対応した（JBossファミリーのjBPMを利用しています）ワークフロー機能の2つの機能が用意されています。 |
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