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| 仮想ファイルシステム | ||||||||||
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かつての文書管理システムはクライアント／サーバ型であるものがほとんどで、専用クライアントのインストールを必要としていました。その後発表された初期のECM製品ではWebアプリケーションを通してアクセスするものが主流となりました。そのため、一度作ったコンテンツをサーバに登録する手順が煩雑になりがちで、エンドユーザが積極的にコンテンツを登録してくれない、という弱点がありました。 それに対して最近の製品では、ActiveXによるドラッグ＆ドロップ機能の実装を行っているものも登場してきました。この場合、使い勝手は向上しますが、Webブラウザのバージョンなどのプラットフォーム依存とのトレードオフになります。 Alfrescoは、オープンソースの採用とともに囲い込みモデルの否定と（インストール不要という意味の）「ゼロフットプリント」を基本的な方針として掲げており、この問題についてもActiveXではなく別のアプローチを取っています。AlfrescoサーバにはWebDAVやCIFS、FTPといった一般的なファイル転送のためのプロトコルでコンテンツをアップロードすることができます。そのため、共有フォルダとほとんど同じ使い勝手でECMの高度な機能を利用することが可能です。  図4：一般的なファイル転送のためのプロトコルでコンテンツをアップロードできる （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） |
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| ルールとスマートスペース | ||||||||||
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Alfrescoではフォルダごとに「ルール」を設定して、様々な処理を自動実行させることができます（そのためAlfrescoではフォルダのことを「（スマート）スペース」と呼びます）。スペース（フォルダ）に対して、「○○形式のファイルが、更新された時に、PDFファイルを作成する」などのルールを自由に設定することができるわけです。 この機能はWebアプリケーションを使わずに仮想ファイルシステムを使ってコンテンツをアップロードした場合にも適用されます。この仕組みをうまく使うことで、様々なワークフローを自動化することができます。PDF作成以外にも、画像サイズや画像形式を変換したり、バージョン管理などの機能を有効化したり、独自のコマンドラインプログラムを実行したり、と幅広い処理を組み合わせることも可能です。  図5：ルール作成ウィザード画面  図6：詳細なルールを設定可能 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） |
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| テンプレート | ||||||||||
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Alfrescoには「スペーステンプレート」と「コンテンツテンプレート」という2つのテンプレート機能が実装されています。 「スペーステンプレート」はスペース（フォルダ）と文書フォーマットのサンプルを作成する機能です。例えばソフトウェア開発プロジェクトの場合、各フェーズで作成すべき成果物やその書式などが方法論としてあらかじめ規定されていることがよくあります。そうした場合、それらのセットをあらかじめ「スペーステンプレート」として保存しておくことで、新規プロジェクトを起ち上げる時にフォルダ構造とサンプル文書があらかじめ最適に配置されたスペースを作成することができるようになります。 「コンテンツテンプレート」はリポジトリの中に格納されているコンテンツやその属性情報を組み合わせて、新しいHTMLページやXMLファイルなどを自動生成する機能です。この機能を利用してスペースごとに独自の目次画面を作ったり、各スペースの活用状況を集計表示して情報共有のKPIのレポートを動的に生成したり、といったことができます。 |
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