CMS導入に向けて行うこと

CMSで効果を上げるために

　前回はCMSとはそもそも何か、CMSがもたらすものは何かについて説明を行いました。今回はCMSがもたらす効果にはどのようなものがあるのか、そしてどのようにその効果を獲得していくべきか、について話を進めたいと思います。

　CMS導入によって得られる効果は導入方法や導入規模によって大きく異なります。しかし、事前にしっかりと準備を行い、作業を進めることができれば、導入における費用対効果は必ず得ることができます。そのためには、まずCMS導入に必要な準備をどのような手順で行えば良いのかを理解する必要があります。

　CMS導入は一度にすべてのことを行わなくてはいけない、ということはありません。必要な準備を着実にこなしていくことができれば、時間をかけても良いのです。むしろ、事前の万全な準備が行われていなければ、構築や公開後の運営に深刻な影響を及ぼすといっても過言ではありません。

　CMS効果を最大限に得るためには、現状のWebサイトが抱える問題点や担当者が不満に思っていることなど、Webサイトをとりまく事象を事前に洗い出すことが重要です。導入効果そのものは、ソフトウエアに合わせてWebサイトを適用すれば得られる、という単純なものではありません。Webサイトで起きているさまざまな事象を洗い出し、根本的な原因や問題を改善することで初めてユーザーや担当者が実感できる効果を獲得することができるのです。

　CMS導入においては機能ばかりに目が向きやすいものです。本当にその機能が必要なのか、それによって何が改善されるのか、この点を議論しないまま導入に着手してしまうことも少なくありません。このような時、どうしてもその場のひらめきから生まれる発言に偏りがちです。これではCMSに求める本質的な部分を見失ったまま、機能しないシステムを構築することになりかねません。この段階で議論の中心として語られるべきなのは、根本的な原因や問題の解決方法であり、そのための機能なのです。

　CMS導入のためにしなくてはならないこと、それによって得られる効果、そしてどのように行っていくのかのイメージがおぼろげながらつかめてきたでしょうか。次項より、導入までの手順を具体的に説明していきます。

現状の自社サイトを確認する

　CMSの効果を獲得するために必要なことは、現在の事象を洗い出すことが最初の課題です。そのためにまず、現状の自社Webサイトどのようにしたいのかを考える必要があります。ソフトウエアの選定やCMS機能などは、その後です。

　前回紹介したオフィス移転の例を見ても分かるように、まず現状のWebサイトの仕様、コンテンツ種類、承認経路、サイトデータそのものの容量などを十分に把握することから始めていきます。

　現状のWebサイトにおいて把握しなければならない項目は以下の通りです。

・Webサイト構造は統一されているか
　　ナビゲーション構造
　　ページ構造
　　デザイン構造　など
・情報の提供はどのように行われているか
　　縦横の情報提供
　　　　→詳細情報までの導線、関連情報への導線　など
　　複数の縦軸情報
　　　　→複数の詳細情報同士の関係性　など
・運用はどのように行われているか、問題はないか
　　コンテンツ作成、編集
　　承認経路　など

　Webサイトの構造については、それほど難しく考える必要はありません。Webサイトの使い勝手の悪い部分、改善したい部分を客観的に眺め、個条書きにしていけばほとんどの部分は洗い出されます。

　多くの場合、Webサイト全体を通じて見せ方が統一されていない、という点がまず浮かび上がってくることと思います。ナビゲーション構造やページ構造における問題はユーザーの学習能力に大きく影響してくるため、問題がある場合には必ず改善を行う必要があります。コンテンツを社内の各部署が保持し、統一されたルールも持たずに各自が管理するというような運営が行われている場合、見た目がバラバラなサイトになってしまっていることが多くあります。

　情報の提供方法については、トップページから下っていく形で配置されていることが一般的ですが、末端のページに行くためのルートが1本なのか、それとも複数存在するのかで導入の難易度が大きく異なってきます。この点もしっかりと見極める必要があります。

　CMS導入をステップ区切りで段階的に進める方法がありますが、構築されたWebサイトが機能しないのであればまったく意味がありません。特にユーザーにとって使いづらいようなWebサイトになってしまっては本末転倒です。CMS導入プロジェクトはコスト面でもスケジュール面でもそれなりの規模感を持って行われるものがほとんどです。せっかく作ったWebサイトを有効に機能させるためには、CMS導入をステップ区切りで段階的に行う場合であっても、企業側の目線ではなく、ユーザー目線での情報発信を十分に意識した上で進めていく必要があります。

　ユーザー側の課題の洗い出しが終わったら、今度は管理・運用側の課題の洗い出しです。まず、現状のWebサイト運営がどのように行われているのかを見直す必要があります。

　ここではコンテンツがどのようなやり取りを経て作成されているのかを確認する必要があります。ポイントは、将来的にこうしていきたいという理想論ではなく、現実の業務に則した形をイメージすることです。現在どうやっているのかを知り、改善点を洗い出すことが目的です。

　次にコンテンツ公開までの流れを確認します。特に誰の承認によってその情報が公開されるのかを確認する必要があります。現状で承認が実施されていない場合でもそのまま抽出しておきます。このような場合は、後からそのコンテンツは一体どこで承認されていたのかを確認する方がいいでしょう。承認なしに公開されるコンテンツは基本的に存在しないもので、何かしらの確認や承認がどこかで行われているはずです。

　ここまでの作業が完了したら、次にCMS導入の方向性を探っていきます。

CMSの導入は、自社Webサイトに加えて実際の業務を見直す良い機会である、ということが事前に共有されていれば、それだけで良いプロジェクトになりえますし、CMSをより深く理解するためのきっかけにもなります。