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| IT調達プロセスの確立 | ||||||||||
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しかし現実問題として、アウトソース化や人員削減などでどこの企業のIT部門も人員に余裕はないでしょう。そんな中でRFPによる調達が実行可能でしょうか。 RFPに求められる品質は達成したいが、労力は最小限に留めたいというのが本音でしょう。しかし、ITシステムに必要な機能に関する要求を明確にするだけでも大変な作業ですが、RFPによるIT調達を行うためには、RFPを発行するITベンダーの選定方法、提出された提案書の評価方法、ITベンダーとの契約方法などの様々な検討が必要です。 これらのことを効率よく実施していくには、自社の調達目的と組織環境に配慮したIT調達プロセスを定義してマニュアル化することが有効です。 では、IT調達プロセスの確立に、どのような効果があるのでしょうか。 |
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| 1. メリハリがつけられる | ||||||||||
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闇雲にRFPを作成した場合、全体が見えていないため、どの作業が何に影響するのかがわかりません。その結果、力を掛けなくてもよいところに労力を割いてしまったり、逆に記述が必要な項目が抜けてしまいRFPの質が落ちる場合が考えられます。 しかし、必要な作業項目や、その前後関係などIT調達プロセスの全体像がはっきりしていて、各作業の品質基準が明確であれば、無駄なく作業が行えます。 |
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| 2. 円滑な協働作業が行える | ||||||||||
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IT調達プロセスでは、複数部門が関与します。ここで、IT調達プロセスが確立されていれば、どの作業に参加すべきか、事前に何を準備できるのかが明確になるため、円滑に共働作業を行うことができます。 |
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| 3. プロセス改善の機会が得られる | ||||||||||
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仮に、予定より時間がかかったり、調達したITシステムの一部に問題があった場合でも、作業が細分化されていれば、原因の究明が容易になります。その原因をつぶしていくことにより、IT調達プロセスの質の向上がはかれます。 |
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| 4. 計画が、モレなく簡単に立てられる | ||||||||||
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現在IT調達プロセスが確立されていない中で、RFPによるIT調達を実施しているとしたら、手探りで計画を組んでいたことでしょう。 しかし、作業が文書化されており、過去にそのマニュアルに従った実績があれば、モレやムダを省いた適切な計画を容易に立案することができます。 |
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| 次回より | ||||||||||
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なお次回より、筆者らのプライド社が提供する「IT調達ガイド」をもとに、表2にそって、省力化を意識しながら各作業のポイントを説明していきます。
表2：RFPによるIT調達プロセス 本連載をIT調達に役立ててください。 |
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