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アンバランスな業務とERPの関係

2006年7月24日(月)

パッケージインテグレーションの成否を握る業務フロー

基幹業務システムの要件定義における重要なアウトプットとして業務フローをあげることができます。業務フローとは業務の流れを図示したものであり、 どの部門でどのような画面や帳票を使って業務を行うかの手順を示しています。例えば顧客から注文をFAXで受け取り、それを基に営業担当者が受注入力する ことがあげられます。

続いて受注入力により「注文請書」と「注文請書(控)」が帳票出力され、1つを顧客へ郵送して控えを保存します。そして同時に、受注入力データを基 に倉庫に「ピッキングリスト」と「出荷指示書」が帳票として出力されるのです。図2にこのような一連の業務の流れを図示します。

業務フローの例
図2:業務フローの例

業務フローを記述する上で大切なことは、次の点です。

  • 役割分担を明確にする
  • 画面や帳票は原則としてすべて記載する
  • 帳票類は保存されるかどうか最後まで記述する
  • 運用に必要ならシステム以外の伝票や処理も記述する
  • 標準的なフローだけでなくイレギュラーな流れも記載する
  • ユーザにわかりやすくコメントを付記して書く
表1:業務フローを記述する上で大切なこと


業務フローは最後のシステムテストの時にも使われます。システムテストでは本番環境において業務フローに基づいて一連の業務処理を行い、問題なく運用できることを確認します。そのため標準的なフローだけでなく、イレギュラーな処理も記載する必要があるのです。

この例でいえば、受注入力した後でキャンセルが入った場合や受注入力した後で注文内容が変更になった場合、いったん出した「注文請書」「ピッキング リスト」「出荷指示書」をどう扱い、どのように変更後の業務を運用するかということを考えて記載しておかなければなりません。

理解しておきたい企業規模によるERP導入アプローチの違い


導入企業の規模によって、ERP導入方法の違いはあるのでしょうか。実際のところ、あるといえばあるでしょうし、ないといえばありません。結局は 「業務」と「パッケージ」のどちらに合わせるかというバランスの違いでしょう。中小企業の場合はパッケージに業務を合わせることが容易ですが、大企業の場 合は業務に合わせてパッケージを合わせる部分が大きくなります。中堅企業はちょうどこの中間でしょう。

では、なぜ大企業は業務をパッケージに合わせることが難しいのでしょうか。その理由の1つとして、データ量が大きくて運用に逃げにくいということが あげられます。中小企業であれば、パッケージでサポートしていない処理があったとしても運用で対応すればよいのです。しかし大企業では処理件数が多く、運 用でまかないきれないケースが多いのです。

例えば、発注データを業界VANに送付するEDI機能がERPに用意されていなかったとしましょう。中小企業なら発注書を印刷して郵送し、注文請書 を受け取ってファイルするという運用でも問題ないかもしれません。しかし大企業では発注量が多く、いまさらそんな手作業をやることはできません。そこで、 その業界向けVANへのインターフェースを追加して、直接伝送で発注処理が行われるようなカスタマイズ機能を付加することになるのです。

もう1つの理由は、大企業の業務範囲が広大ということです。業務システムは、その企業の業務をコンピュータにより効率的に処理することを第1の目的 としています。企業には会社全体で様々な業務処理があります。ERPが汎用的に作られているといってもこれらの業務すべてに対応しているわけではなく、未 対応の部分はカスタマイズすることで対応することになるのです。

また導入方法の違いではありませんが、導入に必要な期間とコストが大きく異なることもはっきりしていることとしてあげられます。「導入対象となる業 務や部門が広大なこと」「カスタマイズボリュームが大きなこと」など、様々なしがらみを引きずっていることがその原因です。つまり、規模が大きな分だけ何 をするにも大変だといえるでしょう。

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