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| 検索エンジンを使って企業内の情報を活用する | ||||||||||||
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検索エンジンと聞くと「Webサイト上の情報を検索するもの」というイメージを持たれる方は多いでしょう。しかしこれは様々な情報を検索するためのシステムであり、その対象はWebページに限ったものではありません。 ビジネスのIT化が進む現在、企業内のサーバに蓄積されている膨大なナレッジを効率良く活用するためにも、検索エンジンはなくてはならない存在となっています。 |
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| もはや整理不可能、ならば横串で検索を | ||||||||||||
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まず、個人的なパソコンに収められ、利用されているデータについて考えて見ましょう。日ごろから電子メールを利用している人なら、その中には個人情報や興味のある話題・商品などが蓄積されていることと思います。またパソコンの中には、作成した書類や音楽ファイルなど、異なった形式のものが数多く保存されているでしょう。 もっとも基本的な整理方法は、ファイルの種類や興味があるキーワードごとにフォルダを作り、明示的にまとめておく「フォルダ分け」です。ファイル数が少なかったり、1つのファイルが1つの用途にしか使われない場合はよいのですが、どちらのフォルダに入れてもよかったり、どちらにも入れておきたいという場合、フォルダ分けは整理方法としては不十分です。 これに代わる方法として用意されているのが、パソコン内のファイルを検索する機能です。しかしこれまでの検索機能はファイル名や作成日などでのみ抽出可能で、フォルダ分けの手間を省いたり、どう分けたかを忘れた場合に役立つといったレベルのものでした。 しかし最近では「デスクトップ検索」を行うツールが登場し、状況は様変わりしています。これは従来のファイル検索機能に加え、目的のファイルの中にあるキーワードをはじめとした「情報」に着目し、様々な条件を指定して検索を行ってくれるものです。これは丁度、ディレクトリ型とキーワード型の検索ポータルの関係に似ているといえるでしょう。 これと同様の仕組みが、今、企業システムにも求められています。企業内でのデータ管理方法は、データベースや社内ブログ、SNS、グループウェア、さらにファイルサーバなど様々な形式のデータが個々のシステムによって管理されており、これまでのフォルダ分けに近い状況となっています。 ここで保存されているデータの多くは企業内のナレッジ（知識情報）に関われるものですが、各部門ごとのローカルなルールによって管理されており、何がどこにあるかを完璧に理解している人がいないケースが非常に多いのです。それらの情報を集約し、統一したルールで誰もが理解できる形にフォルダ分けするとしたら、大きな手間とコストが必要なことが理解できると思います。 |
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| 社内のナレッジは散逸し続ける | ||||||||||||
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社内のナレッジは、どういうわけか散逸し続けます。例えば、中途採用で入社した社員が参照する「各種申請のマニュアル」があるとします。最初はWord文書で作成されていた書類が、イントラネットの活用強化によって社内WebサイトにスタティックなHTMLとして公開され、さらにPDF化が行われ、Wikiや社内ブログに掲載されるといったことを想像してください。 確かにイントラネット上にナレッジは公開されており、誰もがそれを閲覧することができます。しかしどのファイルが最新のものかは一目ではわかりませんし、自分が確認したものがすべてであるかどうかも判断することはできません。 一方、コールセンターのように常にナレッジと顧客対応データベースを参照しながら仕事を進める現場では、「ナレッジ」と「顧客データベース」がそれぞれ別のシステム上に存在し、さらに顧客に対応すべき内容はまた別のサーバ上のドキュメントに記載されているというケースもあります。これでは常にいくつものツールやWebブラウザ画面を開き、それぞれを切り替えながらでないと仕事にならないような、せっかくのデータが活かされにくい場合があります。 少人数で運営している企業では、何がどこにあるかを知っている人までたどり着くことはそれほど難しいものではありません。しかし大企業では、自分の働いている会社の中すらよくわからない、という現実もあります。 つまり、ある仕事を担当している部署とコミュニケーションをとったり何かを依頼したりする場合、いったいそれがどこの部署なのか、誰なのか、どう手配すればいいのかわからないといったことが往々にして起こるのです。 |
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