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| Alfrescoの基本機能を知る | ||||||||||
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「第1回：NASAにも導入されたAlfrescoとは？」では、世界初のオープンソースECM製品であるAlfrescoの概要や、CMSとECMとの違いなどについて説明しました。今回はAlfrescoの機能をもう少し踏み込んで説明していきます。 |
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| 強力なユーザ情報管理 | ||||||||||
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利用者が定められたコンテンツのみに書き込み／読み出しできるようアクセス権限を管理するために、多くのECM製品では強力なユーザ管理機構を備えています。内部統制の文脈においても、ユーザのアイデンティティ管理はすべての統制機能の基盤として重要視されています。  図1：システムユーザ管理画面 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） Alfrescoには、あらかじめユーザのグループを定義して、そのグループに含まれるユーザに一括して編集権限を与えたり、電子メールで通知を送ったりする機能を用意しています。また認証基盤についてもLDAP連携やJAAS+Kerberos、NTLM認証など様々な認証方法がサポートされています。  図2：グループ管理画面 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） |
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| カスタム設定が可能な属性情報管理 | ||||||||||
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通常のファイルシステムで利用されている「ファイル名」「所有者」「最終更新日時」などの属性以外にも、カスタム属性を自由に定義することが可能です。これにより、ユーザ組織ごとの要件に対応する、独自の文書の型を定義できます。 文書の型を定義するという機能そのものはECM製品にとってはありふれた機能ですが、Alfrescoの場合はカスタム属性のセットを「アスペクト」として特定の文書型とは独立した形で別途定義し、後から動的に各文書へ割り当てることもできます。またWordやExcelといったOffice系の文書に埋め込まれた「会社名」「キーワード」などの属性情報を自動抽出して、Alfresco内で管理しているカスタム属性の値へとマッピングする機能も用意しています。 |
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| アクセス管理 | ||||||||||
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アクセス管理はECMの基盤となる重要な機能です。多くのECM製品で、単純なRead権限とWrite権限に留まらない複雑な権限設定モデルがサポートされています。 Write権限に関しては、例えば後ほど紹介するバージョン管理機能と組み合わせることで、「新しいバージョンとして更新する」ことと、「バージョン番号を変えずに現行バージョンの上書きを行う」ことがまったく別の操作として認識されます。後者を実行するにはより強い権限が要求されます。 後者は一度登録されたコンテンツを削除して別の内容で差し替えることになるため実質的に「削除」を行っているのに近い行為になります。バージョン管理の対象となる文書は本来であれば削除対象とはならず、その編集過程もすべて保存されるのが通常ですから、「削除」にあたる行為には例外的な操作が可能な「管理者」のような権限が必要になるわけです。 またRead権限についても、そのコンテンツの存在をファイル名一覧のような形で知ることができるかどうか（ファイル名だけでなくオーナー情報のような属性情報も含まれます）、コンテンツそのものを読むことができるかどうかなど、いくつかのレベルに分けて考えることができます。 Alfrescoの場合、上記のような細かい権限の組み合わせを「ロール（役割）」という形で定義するという仕組みがあります。例えば、「新規作成はできないが、属性とコンテンツの両方を読めて、既存コンテンツの編集は可能」という権限のセットが「編集者」というロールにまとめられています。各ユーザやグループには、個々のコンテンツに対し、そのユーザ／グループがどういうロールを持っているのか、というロールの割り当てを行います。これによってリポジトリの構造を維持したまま、個々の担当者がコンテンツの更新を行うことができるようになります。 |
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