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初心者でも大丈夫! 英文ビジネスEメールの形式と定型表現

2021年3月11日(木)
山口 秀子(やまぐち ひでこ)

はじめに

英語でビジネスEメールを書きたくても、初めてだと難しく感じてしまいますよね。

日本語でのEメールは慣れているのに、英語となると形式や言葉遣いなど、何をどう気をつけるべきかが分からず、失礼なメールを送っていないか心配になってしまうかも知れません。

日本語Eメールとの違いを知り、最低限の形式・マナーを押さえておけば、初心者でもきちんとした英文Eメールを書くことができます。

今回は「これだけは知っておきたい」という、英文ビジネスEメールの基本を紹介します。すぐに使える便利な定型表現も併せて紹介するので、ぜひ覚えて使ってみてください。

英文Eメールの形式

まずは、英文Eメールの形式を見てみましょう。

Subject: Request for Meeting Time Change 【←① 件名】

Dear Mr. Williams, 【←② 書き出し】

I'm writing with regard to our weekly meeting next Monday. 【←③ 本文冒頭】

I will not be available next Monday because it’s a public holiday in Japan. Would it be possible to reschedule the meeting to Tuesday? I would be grateful if you could let me know your available time next Tuesday.

I look forward to hearing from you shortly. 【←④ 本文終わり】

Best regards, 【←⑤ 結び】

Ichiro Tanaka
Sales Manager

ABC Corporation
1-1-1 Daiichi street
Chuo-ku, Tokyo 111-1111
Japan

e-mail: ichirotanaka@abc.co.jp
Tel: +81-3-1234-5678

【↑⑥ 署名】

各項目について、もう少し詳しく見て行きましょう。

① 件名

英文Eメールの件名は簡潔に書くようにしましょう。長くても10語以下が理想です。また、Eメールの内容が分かるようにキーワードを入れて書くようにします。

例えば、日本語では「貴社商品の情報に関して」という件名のEメールの場合、Regarding Your Product Informationのように簡潔に表します。

“I would like to ask for information about your product”のように文で書いたり、“Product”のように短すぎたりすると、分かりにくかったり、迷惑メールだと思われてしまう可能性もあるので気をつけましょう。

件名の単語数を少なくするために、冠詞(aやthe)を削るというコツもあります。

② 書き出し

日本語のEメールを「〇〇様」から書き出すように、英語でも同じ形で書きます。

① Dear Mr. Mark Williams,
② Dear Mr. Williams,
③ Dear Mark,
④ Hello Mark,

① Dear Mr. Mark Williams,は初めてEメールを送る相手や、丁寧さを表したい場合に使います。日本語のEメールでも、あえてフルネームで宛名を書くのは特別な場面のみですよね。

既に何度かEメールのやり取りをしている場合は、② Dear Mr. Williams,、ある程度お互いのことを知っていて名前で呼び合う関係の場合は、③ Dear Mark,または④ Hello Mark,を使います。

ここで、間違えやすいポイントを2点。

  • Mr./Ms.の後に名前を持ってきて“Dear Mr. Mark,”と書いてしまうこと
  • 名字を呼び捨てにして“Dear Williams,”と書いてしまうこと

特に、名字の呼び捨てはとても失礼な印象を与えてしまうので、注意しましょう。

また、私が外資系企業で働いていたときは、外国人相手のEメールでもDear Johan-san,のような形で、名前の後ろに「-san」を付ける形を多く使っていました。相手も日本人相手に日本語っぽさを感じさせるEメールを送ることを楽しんでいたようです。

さて、Eメールを送る相手が分かっている場合は上記のいずれかの形を使いますが、まれにEメールを送る相手の名前や担当者が分からない場合もあります。そのような場合は、Dear Sir or Madam,と書きます。

不特定多数宛にEメールを送る場合はTo whom it may concern:(関係者各位)と書くこともできます。

③ 本文冒頭

日本語のEメールでは、社内の人へのEメールは「お疲れ様です。」、社外の人へのEメールでは「いつもお世話になっております。」という挨拶から書き始めることが多いですよね。

それに慣れていると、英文Eメールではどう書き始めれば良いのか、または「お疲れ様です。」「いつもお世話になっております。」をどう訳せば良いのか悩んでしまいます。

結論から言うと、これらの挨拶を毎回のEメール冒頭に書く必要はありません。代わりに、Eメールを送る相手にあわせて、下記のような挨拶で本文を書き始めることが多いです。

【同僚・海外の支社・協力会社の人宛のEメール】
Hello.
 (こんにちは。)

Good morning.
 (おはようございます。)

How is everything with work?
 (お仕事は順調ですか?)

I hope you had a good weekend.
 (良い週末を過ごされたでしょうか。)

【顧客等宛の丁寧なEメール】
Thank you for inviting me to your office last week.
 (先週は貴社オフィスにご招待いただきありがとうございました。)

I hope this email finds you well.
 (ご無沙汰しています。)

また、ビジネスEメールでは、特に挨拶はなく冒頭でEメールの目的を伝えることも多いです。

I'm writing to inform you about the meeting.
 (打ち合わせについてお伝えするために書いています。)

I'm writing about tomorrow’s meeting.
 (明日の打合せについて書いています。)

I'm writing in reply to your email about the contract.
 (契約に関するEメールに対して返事を書いています。)

④ 本文終わり

日本語のEメールでは、内容に関わらず、本文の最後に「宜しくお願い致します。」と伝えることが多いです。

しかし、英文のEメールでは、結びのBest regards,の部分が「宜しくお願い致します。」と同じ役割を果たします。よって、本文の最後ではEメールの目的に合わせて、具体的に相手に何をして欲しいのかを伝える必要があります。

I look forward to hearing from you.
 (ご連絡を楽しみにしております。)

If you have any questions, please feel free to contact me.
 (ご質問があれば、お気軽に私までご連絡ください。)

I would appreciate it if you could reply by this Friday.
 (今週金曜日までにご返信頂けると幸いです。)

Thank you in advance for your help.
 (事前にお力添えに対して感謝いたします。)

特に依頼ではなく、御礼を伝えるEメールの場合、本文の最後でもThank you again for...と再度御礼を述べることができます。

社内の人宛や仲の良い相手宛のEメールの場合、金曜日にはHope you have a nice weekend.(良い週末をお過ごしください。)のように、時・イベントに合わせた一言を添えるのも良いでしょう。

⑤ 結び

日本語のEメールでも最後に自分の名前を書きますが、英文Eメールの場合は名前の前に結びを必ず書きます。より硬い・フォーマルなものから順番に紹介します。

Sincerely yours,
Sincerely,
Best regards,
Warm regards,
Best wishes,
Kind regards,
All the best,

初めて顧客へ送るEメール等、フォーマルな場合は、上の3つを使うのがおすすめです。

よくEメールをやり取りする相手には、私は基本的にBest regards,を使います。丁寧な人はThank you and best regards,という結びを使ったり、友人とのやり取りではBest,という結びもあり、使い方は人それぞれのようです。

細かい点ですが、結びの最初の文字は大文字であること、最後に“,”(カンマ)を入れることを忘れないようにしましょう。

⑥ 署名

日本語Eメールの署名と同様、英文Eメール用の署名もテンプレートを作成して保存しておくと良いでしょう。基本的に日本語の署名と順番が逆になるので気をつけましょう。

(署名例)
名前:Taro Tanaka
役職:Sales Manager
社名:ABC Corporation
住所:1-1-1 Daiichi street, Chuo-ku, Tokyo 111-1111
Eメール:tarotanaka@abc.co.jp
電話: +81-3-1234-5678

以上、英文Eメールの形式のポイントを6つ紹介しました。英文Eメールに慣れている人は、いつもの形式と違うEメールを受信すると、少し不安になってしまうかも知れません。また、Eメールの形式が変だと、Eメールを書いた人に対する印象や信頼にも影響が出る可能性もあります。

まずは、今回紹介した6つのポイントをしっかり押さえて、きちんとした英文Eメールを書くようにすれば、ビジネスでも問題のないEメールのやりとりができるようになるでしょう。

英文Eメールで使える定型表現

次に、Eメールの目的ごとに、知っておくと便利な定型表現をいくつか紹介します。

お知らせの英文Eメール

まずは、お知らせのEメールで使える定型表現です。

Please be advised that …
 (…ということをご報告・ご案内いたします。)

We would like to inform you that …
 (…をお伝えいたします。)

業務連絡や案内のEメールでとても役に立つ表現なので、覚えておくと良いでしょう。

We are happy to announce that …
 (…を発表する事を嬉しく思います。)

良いお知らせをする際に使える表現です。一方、悪いお知らせをしなければならない場合は、下記の表現を使います。

We regret to inform you that …
 (残念ながら、…をお伝えしなければなりません。)

依頼の英文Eメール

次に、依頼をするためのEメールで使える定型表現です。

依頼なら、Can you …?と聞けば良いと思う方もいるかも知れませんが、これはカジュアルな表現なので、丁寧さが足りません。ビジネスの場面でフォーマルに依頼をしたい場合は、下記の表現を使います。

I would appreciate it if you could …
 (…して頂けたら感謝します。)

上記と意味は同じですが、「人」を主語にしない表現もあります。

It would be highly appreciated it if you could …
 (…して頂けたら感謝します。)

また、下記のような表現も丁寧に依頼をする際に役立ちます。

I wonder if you could …
 (…して頂けないかと思っています。)

Could you kindly advise …?
 (…をご教示ください。)

依頼をする場合には、具体的に何を、いつまでにして欲しいのかをわかりやすく伝えるようにしましょう。

【例】
I would appreciate it if you could let me know your attendance by 5pm next Monday.
 (出欠について来週月曜日5時までに教えていただけると幸いです。)

ちなみに、英文Eメールで時間を書く際には、9:30am5pmのような形で書くようにしましょう。5pmの代わりに17 o'clockと書くと、意味は伝わりますが、一般的な書き方ではないので不自然に感じ、分かりにくい印象を与えてしまいます。

また、外国に住んでいる人宛に時間を表記したEメールを送る場合は、日本時間なのか、相手の国の時間帯なのかが分かるようにby 4pm your timeまたはby 4pm Japan timeのような形で書くようにすると親切です。

おわりに

今回は、英文Eメールを書く際に押さえておきたい形式のポイントと、知っておくと便利な定型表現を紹介しました。

英文Eメールを書き慣れていない場合でも、今回紹介した表現を使ってみたり、いろんな人の英文Eメールの形や表現をマネして使ってみたりすれば、必ず上手く書けるようになります。

まずは形式をマスターして、定型表現もどんどん使いこなしていきましょう!

著者
山口 秀子(やまぐち ひでこ)
株式会社グローレン
株式会社グローレン マネージャー。学生時代、ガーナに1年間留学。外資系自動車メーカーにて、南アフリカへの2年の駐在やグローバルプロジェクトのPMO、役員通訳を勤める。日系商社にて海外メーカーとの取引・交渉も経験。現在は、ビジネス英会話等のレッスンカリキュラム・教材作成を担当し、オンライン学習プログラムMOVAEICを企画・運営。TOEIC985点。

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