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英語でミーティングを円滑に進めるための「場面別」フレーズ集

2022年3月4日(金)
山口 秀子(やまぐち ひでこ)

はじめに

今回は、英語で外国人とのミーティングを円滑に進めるために、知っておくと便利なフレーズをまとめて紹介します。外資系企業で多くの英語ミーティングに参加した経験のある筆者が、英語初心者でも覚えやすい、シンプルなフレーズをまとめました。対面でのミーティングはもちろん、コロナ禍で増えているオンラインミーティングでも使える表現をしっかり覚えておきましょう。

1. 英語ミーティングの進行で使えるフレーズ集

まずは、ミーティング全体をスムーズに進行するのに便利なフレーズです。

ミーティング開始

ミーティングに参加するために時間を割いてくれたことに感謝を伝えましょう。

  • Thank you for your time.
    (お時間をいただきありがとうございます。)

  • Thank you for joining us today.
    (本日はご参加いただきありがとうございます。)

参加者全員が揃って、そろそろ始めても良いかな、というときにはこのフレーズ。

  • Shall we get started?
    (始めましょうか?)

  • Let’s start the meeting.
    (会議を始めましょう。)

初対面の人とのミーティングで、自己紹介が必要な場合は、第14回の記事を参考に、自分の名前や担当業務、社名等を伝えるようにしましょう。

また、急用などでミーティングへの参加が遅れてしまったときは、

  • Sorry to have kept you waiting.
    (お待たせしてすみません。)

  • Thank you for your patience.
    (お待ちいただき、ありがとうございます。)

と伝えると良いでしょう。

会議後に予定があり、◯時までしかいられない、という場合にも、事前にしっかり伝えておきましょう。

  • I need to excuse myself at 3pm because of …
    (…のため、3時には出なければなりません。)

ミーティングの目的・議題確認

ミーティングが始まったら、まず目的を伝えます。

  • The purpose of this meeting is to talk about …
    (このミーティングの目的は…を話し合うことです。)

  • We are going to cover …
    (…について話し合います。)

また、議題=agendaがある場合は、最初に確認しましょう。

  • The agenda for this meeting is …
    (このミーティングの議題は…)

  • The first item on the agenda is … The second item is …
    (議題の1つ目は…。2つ目は…です。)

1つ目の議題に入るときには、

  • Let’s start with …
    (…から始めましょう。)

  • First, let’s discuss …
    (最初に、…について話しましょう。)

次の議題に進むときには、

  • Let’s move on to the next item on the agenda.
    (次の議題にいきましょう。)

  • Next, let’s talk about …
    (次は…について話しましょう。)

最後の議題に入るときには、

  • The last item on the agenda is …
    (議題の最後の項目は…です。)

  • Finally, let’s discuss …
    (最後に、…について話しましょう。)

というフレーズを使いながら、ミーティングを進めていきましょう。

ミーティング参加者に話を振る

ミーティング中に、参加者から説明や意見を聞きたいときに使えるフレーズです。

  • Could you please give us an update about …?
    (…に関する進捗を教えてください。)

  • What do you think about …?
    (…についてどう思いますか?)

  • May I ask your opinion?
    (意見を聞かせてください。)

  • Do you have any questions?
    (質問はありますか?)

  • Is there anything else to discuss?
    (他に話すべきことはありますか?)

ミーティングでは、他の人の意見を聞きつつ、自分の意見を伝えることも大切です。意見を伝えるためのフレーズとコツについては、第9回の記事を参考にしてください。

ミーティング終了

ミーティングが終わる際には、話し合った結論をまとめるようにしましょう。

  • I think we’ve covered everything.
    (全議題について確認しました。)

  • I’d like to summarize the main points.
    (主要な点をまとめます。)

  • That’s all for today. Thank you.
    (今日はこれで終了です。ありがとうございます。)

2. オンライン英語ミーティングで使えるフレーズ集

オンラインや電話でのミーティングでは、対面ではないからこそ確認が必要なことや、知っておいた方が良いフレーズがあります。場面別に確認していきましょう。

参加者の確認

参加者の数や顔が見えているのか、音声だけなのかによっても異なりますが、対面ではない場合は、誰が参加しているのかもしっかり確認するようにしましょう。

  • Is everybody here?
    (皆そろっていますか?)

  • Who’s on the call?
    (誰が参加していますか?)

  • Is anyone else joining us?
    (他に誰か参加する予定ですか?)

  • Let’s wait for a few minutes for … to join us.
    (…さんが参加するまで少し待ちましょう。)

オンラインミーティングで、参加者にカメラやマイクの設定変更をお願いする際には、下記のように伝えましょう。

  • Please turn on (/off) your camera (/microphone).
    (カメラ(/マイク)をオン(/オフ)にしてください。)

  • Please mute your microphone when you are not talking.
    (話すとき以外は、マイクをミュートにしてください。)

画面共有

オンラインでのミーティングでは、便利な画面共有機能を使うことも多いです。下記のフレーズを知っておくと、とっさに画面を共有する際に役立ちますよ。

  • Let me share my screen.
    (私の画面を共有します。)

  • I’ll switch the screen.
    (画面を切り替えます。)

  • Could you share your screen with us?
    (あなたの画面を共有していただけますか?)

  • Would you mind turning off screen sharing?
    (画面共有を切っていただけますか?)

声が聞こえない場合の対応

オンラインや電話でのミーティングで困るのが、声が聞き取りづらかったり、聞こえなかったりすることです。そんなよくあるトラブルにもしっかり対応できるフレーズです。

  • Can you hear me?
    (聞こえますか?)

  • I can’t hear you.
    (あなたの声が聞こえません。)

  • The volume is too low.
    (音量が小さすぎます。)

  • Sorry, I was on mute.
    (すみません、ミュートになっていました。)

  • You are muted. Please turn on your microphone.
    (あなたはミュートのままです。マイクをオンにしてください。)

  • Please put your microphone closer.
    (マイクを近づけてください。)

  • Please check your audio settings on your device.
    (あなたのデバイスのオーディオ設定を確認してください。)

接続が悪い場合の対応

自分や参加者のネット接続が悪く、途中で話が聞こえなくなったり、画面がフリーズしたり…こちらもよくあるトラブルなので、スムーズに対応できるようにしておきましょう。

  • My internet connection is not good.
    (私のネット接続が悪いです。)

  • Excuse me, your connection froze for a moment.
    (すみません、そちらの回線が一時止まってしまいました。)

  • Please let me reset my connection.
    (ネット接続をやり直します。)

  • I’ll hang up and call you right back.
    (一度切って、すぐにかけ直します。)

3. 英語ミーティングの3つのコツ

最後に、慣れない英語でのミーティングを乗り越えるための3つのポイントをアドバイスします!

大きな声でゆっくり話す

慣れない英語でのミーティング。緊張も加わり、無意識のうちに声が小さくなったり、早口になりがちです。しっかり深呼吸して落ち着いて、大きな声でゆっくり話すようにしましょう。その方が相手にも話が伝わりやすくなり、ミーティング自体もスムーズに進みますよ。

分からないことはその場で確認する

ミーティング参加者の発言が聞き取れなかったり、よく分からないことがある際には、その場で確認するようにしましょう。ミーティングの後に個別に確認すれば良い、と考えてしまうこともあるかもしれませんが、参加者全員が理解した上で話を進めるのがミーティングの基本です。

質問することは全く悪いことではないので、遠慮なく聞くようにしましょう。その際に使えるフレーズは第12回で紹介しているので、参考にしてください。

定番フレーズは覚えておく

英語ミーティングで使うフレーズは、ある程度決まっています。今回で紹介した定番フレーズを覚えておきましょう! そうすれば、何があっても落ち着いて対応でき、ミーティングもスムーズに進むでしょう。

おわりに

今回は、英語のミーティングで役立つフレーズを場面別に紹介しました。本記事が、ドキドキしながら英語ミーティングに参加される皆さんのお役に立てば嬉しいです。

学んだフレーズをしっかり覚えて、自信を持って英語ミーティングに参加しましょう!

著者
山口 秀子(やまぐち ひでこ)
株式会社グローレン
株式会社グローレン マネージャー。学生時代、ガーナに1年間留学。外資系自動車メーカーにて、南アフリカへの2年の駐在やグローバルプロジェクトのPMO、役員通訳を勤める。日系商社にて海外メーカーとの取引・交渉も経験。現在は、ビジネス英会話等のレッスンカリキュラム・教材作成を担当し、オンライン学習プログラムMOVAEICを企画・運営。TOEIC985点。

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