世界と繋がる、グローバルカンファレンスの舞台裏！ Open Source Summit Japan2024運営ボランティアの体験レポート

ブレイクアウトセッション（分科会）

キーノートのあとは、ブレイクアウトセッション（分科会）です。7セッション並行して行われます。ブレイクアウトセッションの担当は、スピーカーとの挨拶を交わした後にPC接続やマイクなど設備面の補助、セッションのタイムマネジメント（開始の合図、残り5分、3分、1分、終了）、Q＆A時のマイク運び、セッションの参加人数のカウントなどです。

このブレイクアウトセッション、キーノートに比べると規模こそ小さいものの、スピーカーと参加者の距離が近い分、非常に活発なQ＆Aや意見交換が行われます。また、ボランティアメンバーは運営者ではあると同時に、一参加者という側面も持っていますので、運営はしつつもセッションに参加し質疑応答をするということもあります。

※ブレイクアウトセッションの担当アサインは、あらかじめ希望を出してもらい可能な限り興味があるセッションを担当してもらっていました。

ブレイクアウトセッションで用いる道具類

タイムマネジメント用のカード

ブレイクアウトセッション用の機材

演者側から見た演台

ブレイクアウトセッションのようす その1

ブレイクアウトセッションのようす その2

ブレイクアウトセッションのようす その3

一コマ40分のブレイクアウトセッションの間にはコーヒーブレイクやランチを挟みながら、18:10まで行われます。

ブレイクアウトセッション後は参加者同士がより親睦を深めることができるネットワーキング（懇親会）が開催されます。アルコールも用意され、スポンサーブースの担当者も含め技術者同士のコミュニケーションが活発に行われました。

懇親会のために用意された飲食物

懇親会のようす その1

懇親会のようす その2

余談ですが、ネットワーキングが開始となったタイミング（18:10頃）から会場内の温度が高くなったように感じたのですが、スポンサーブースに設置してあった温度センサーの監視状況でもその変化が記録されており気のせいではなかったようです（笑）。

盛り上がりを見せた会場は温度も上昇

Day1集合写真

Day2

続いて、Day2。

2日目の集合時間は7:30。7:40に朝礼をし、8:00から受付開始となります。Day1で多くの方が受付を済ませていることもあり、Day2は比較的余裕を持って対応に当たることができます。そのため、手の空いているメンバーはDay1とは違い、ゆっくりと朝食を摂ったり、早く会場に来られた参加者の方とコミュニケーションを取ったりします。

スタッフ向けに用意された朝食

この日もキーノート・ブレイクアウトセッションと対応しますが、多くの方がDay1で慣れたこともあり、Day1と比べイベントを楽しみながら対応できるようになります。また、Day2から参加のボランティアメンバーを引っ張っていく存在ともなります。

Day2でもブレイクアウトセッションは最大で同時7セッション行われますが、海外からスピーカーが参加できなくなったなどの理由から、プログラムの変更が発生しました。その際には、その旨をボランティアメンバー間で共有し、変化に合わせる形での柔軟な対応が求められました。

Day2のすべてのブレイクアウトセッションが終了したあとは、受付・ボランティアメンバー控室などの片づけを行いますが、クロークだけは荷物の引き取りがあるためすべての荷物が返却されるまで対応を続けました。

振り返ってみるとあっと言う間の2日間（設営を含めると3日間）ではありますが、グローバルカンファレンスの運営をやり切ったという自信と達成感がボランティアメンバーからは感じられ、参加者の方にも楽しんでもらえたという喜びもかみしめることができるいい機会であったのだと思います。

Day2集合写真

今回はボランティアメンバー目線でのレポートとなりましたが、次回のPart2ではそのボランティアメンバーの取りまとめをするリーダー目線でのレポートとなりますので、Part2も読んでいただけると幸いです。