世界と繋がる、グローバルカンファレンスの舞台裏！ Open Source Summit Japan2024運営ボランティアの体験レポート

はじめに

こんにちは！ Open Source Summit Japan（以後、OSSJ）運営ボランティアリーダーの鯨井貴博（くじらい たかひろ）です。

OSSJは、Linux Foundationが日本で開催するグローバルカンファレンスです。

Open Source Summit Japan

今年は10月28日（月）・10月29日（火）に虎ノ門ヒルズフォーラムにて開催され、国内外から878名の登録がありました。

Linux Foundationが世界各国で開催するイベントは、基本的に各地のイベント会社によって運営されているのですが、日本では過去に開催されたLinuxCon Japan、Kernel Summitなどを含め、ボランティアメンバーによるイベント運営が行われてきました。そして今年のOSSJも、志願してくれたボランティアメンバー約50名による運営が行われました。

このレポートでは、そのOSSJの裏方であるボランティアメンバー目線ではどのように見えていたかをお伝えしていきます。

ボランティアチームの構成

ボランティアチームの構成ですが、リーダー2名、メンバー40名超というものになります。

ボランティアメンバーのタスク

ボランティアメンバーの活動ですが、イベント前日（Day0）の10/27（日）に始まります。翌日のイベント本番に向けて会場内やメンバーが使うスタッフルームのセッティングをします。

まずスタッフルームですが、必要な資料を印刷するためのプリンターや無線LANルータの設置などのインフラを整備し、40名超のボランティアメンバーが担当作業の準備などをできるようにレイアウトの変更を行います。イベント中は各自担当する場所で対応しますが、何か想定外のことが発生した場合やトラブルがあった際に情報が集められ、どのように対応するのかを決めていく拠点となります。

スタッフルームセッティングのようす

受付では、バッジの名前順ソートとトレイへの差し込み・ストラップの配置、スピーカー向けのギフトの用意など行いました。

参加者のバッジ

受付作業のようす その1

受付作業のようす その2

クロークでは荷物預かり時に渡すタグを準備し、ノベルティのTシャツはサイズごとに分け、配りやすいようにしました。

クローク・ノベルティのTシャツ配布場所作業のようす その1

クローク・ノベルティのTシャツ配布場所作業のようす その2

13:00から作業を開始し、各所での準備が完了後、イベントで使う設備内のレイアウトを確認しました。

Day0（設営）集合写真

イベント初日（Day1）

イベント初日（Day1）がやってきました。この日のボランティアメンバーの集合時間は7:10。施設のオープンである7:00に到着し、スタッフルームに集まりました。そして、7:20より朝礼を行いました。Day0の前日設営には参加できなかったメンバーもいるので、最新の状況の共有や配置と各タスクの作業内容、注意事項などを伝達しました。

Day1の朝礼のようす

この日の午前中は、イベント全体を通して最も人手が必要となります。なぜなら、約900名の参加者がイベントのスタートとなるキーノート（基調講演）を聴きにやってくるからです。参加者はまず、レセプション（受付）にてイベントのバッチとストラップを受け取る必要があります。その対応をするのが受付担当のメンバーです。英語が堪能なメンバー、そうではないメンバーや初めてボランティアメンバーをする者がいますが、昨年以前にもボランティアメンバーとして参加している方を中心に受付をさばいていきます。受付では、その他の配布物としてDay1セッション終了後に開催されるネットワーキング（懇親会）でのドリンクチケットやOSSJのセッションに登壇するスピーカー向けのギフトも併せて配布します。受付は7:30から開始となりますが、キーノート開始時間である9:00が近づくと受付の行列が長くなってくるので、その誘導をするメンバーもいます。

Day1受付 その1

Day1受付 その2

Day1受付の誘導係 その1

Day1受付の誘導係 その2

Day1受付の誘導係 その3

また、受付後には荷物の預かりや参加者に配布されるノベルティであるTシャツの受け渡しもクローク横で行います。このTシャツはイベント開催国ごとの特色があり、今回の日本開催ではラーメンをすするペンギンが描かれていました。

ノベルティのTシャツ

そしていよいよキーノート。OSSJのセッションはすべて英語によるセッションとなっているのですが、このキーノートだけは同時通訳が行われます。その通訳を聴くためには同時通訳レシーバーが必要となるのですが、この貸出および回収もボランティアメンバーで行います。過去のイベントでは参加者返から返却されず、自国（海外）まで持ち帰ったあと郵送で返却されるということもありましたが、ここ数年はボランティアメンバーの努力もありすべて回収できています。

キーノート会場

同時通訳者ブース

同時通訳レシーバー