CMS導入に向けて行うこと
方向性を決める
自社の業務とWebサイトの問題点が明らかにしたら、次に行うべきことは「CMS導入の方向性を探る」です。
方向性とは、CMSをどのように導入するのかだけではなく、スケジュール、ステップ論、対象範囲や今後の展開に至るまでさまざまな要素の決定を含んでいます。もし、この段階でプロジェクトメンバーの意識共有が不十分で全体の方向性がブレているような場合、この先の要件定義やそのほかの作業に大きな影響を及ぼします。現状から分かった問題点や今後の進め方を十分に共有し、一体感を持って次の工程に進むようにしましょう。
まず、問題解決のために必要なこと、改善すべきことを大きな紙に書き出す作業から始めます。例えば、下記のような内容が並んでいくと思います。これによって、取り組むべき課題の全量が一望できます。
・サイトを運営するメンバーを増やす
・コンテンツホルダーがそのままコンテンツを作成できるようにする
・サイト構造を統一するために共通のテンプレートを用意する
書き出しが終わったら、次にプライオリティの高い課題から順に並べ替えていきます。業務上急を要する事案、社是として必ず行わなければならない課題など、順位付けをしていくことによって最初に手を付けるべき課題が明確になるはずです。これがステップ区切りの第一段階で行うべきことになります。
第一段階の実施内容はユーザー側の課題解決を優先的に行うようにしましょう。コンテンツ管理者を増やすといった運営側の課題解決は、後からいくらでも行うことができます。ユーザー側の課題は企業のビジネスそのものに影響を及ぼす重要なものが多いため、そこを優先的に手がけることにより、早い段階で機能的で効果のあるWebサイトへと進化させることができます。
CMS導入の方向性を決める上でのポイントは、システムそのものを見直す、つまり情報の流れを再検討することにあります。コンテンツがどこで作られ、どういった流れでページとなり、公開されるのかという一連の流れの再検討がCMS構築において最も重要な作業となります。どうすればより効率的にコンテンツを公開することができるのか、この点を中心に検討を重ねていきます。
実施範囲については、狭い範囲から徐々に広げていく方法、つまり最終ゴールとしてのあるべき姿を見据え、現実的なところから部分的に着手するという形が望ましいでしょう。もちろん、一度にあるべき姿を構築してしまうことができればベストです。しかし、CMSの導入には社内の多くの部署を巻き込むことになります。部署間での意見調整や情報共有の煩雑さを考えると、相当の時間と労力が必要になると見ておくべきです。
CMS導入の方向性としては、以下の2点を検討する必要があります。
・サイト構造に関する方向性
・運用に関する方向性
これらについて、次項で詳しく述べていきます。
CMSの導入準備
方向性が決まったら、いよいよCMSの導入準備に入ります。ここまでかなりたくさんの準備を行ってきましたが、まだ山のふもとに到着したに過ぎません。今日のCMSは既にWebサイトの単なる更新ツールではない領域に入ってきているわけであり、いわゆる定常業務の改善と同等の取り組みであるため、準備しなければならないことがたくさんあります。ここからがやっと登山道の入り口、CMSそのものの導入準備です。
前準備では、プロジェクトチームの立ち上げ、スケジュール面やコスト面での合意を得ていきます。ここではCMS導入に要するリソースを明確にしておきましょう。この部分がおろそかになっていると、実際に導入作業に入ってもうまくプロジェクトを回すことができない可能性があります。しっかりとプロジェクトの目的を共有し、一致団結してことに当たるよう努めてください。前準備として特に必要なことは以下の内容です。
・プロジェクトチームの構築
・スケジュールの作成
・コストの作成
・RFPの作成
RFPとは要求仕様書のことで、CMS導入に必要な情報をまとめたものになります。これがないとCMS導入を委託する外注先を選定することができません。優良な外注先を選定するためには、こちらの要望を的確に実現してくれる提案が必須です。このアウトプットが不鮮明な状態では的外れな提案ばかりが集まり、優良な外注先にも巡り合えない可能性があります。しっかりと作り込みを行いましょう。実際にはこれらのRFPについても外部の会社に委託するというのも方法の1つです。必ず自社で行う必要はありませんし、むしろそれによって的確なRFPが作成されることもあります。
そのほかの準備については、通常のWebサイト構築と同じもので結構です。1点、CMS導入にはシステムが関連する作業が多く発生するため、社内のシステムに精通した担当者を必ず1人はチームに入れることを強く推奨します。
こうして外注先を選定し、プロジェクトを立ち上げることができたら、いよいよCMSの構築作業に入ります。
