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| ドキュメントの部品化で文書管理が変わる | ||||||||||
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目下、DocuDyneの次期バージョンについて、今冬リリース予定のOffice 2007に対応する形で開発を進めている。そこで、ここではDocuDyne次期バージョンにて提供予定の機能を一部紹介してみたい。 DocuDyne次期バージョンでは、昨今のコンプライアンス・内部統制の流れによりドキュメントの管理がさらに「複雑化＋厳格化」し「管理コストが増大」することをあらかじめ見越し、「ドキュメントの部品化管理」という手法・機能を提供する予定である。この「ドキュメントの部品化管理」とは、端的にいえば「同じ内容の文書を乱立することを防止」することで管理対象を削減するということにある。 第1回の冒頭にて「ナレッジワーカーが新たにレポート・資料を作成する場合、その90%が既に存在する情報」であるという米国IDCの調査結果を引用したが、既存のドキュメントはこのように総体的に俯瞰すれば「無駄だらけ」であるといってよいだろう。しかも、「同じ内容」のドキュメントが乱立している場合、その「同じ内容」が法改正等により修正を余儀なくされた場合、図3の左側に示すように当該の内容を含むドキュメントを全て探しだし、個別に修正し、さらにそれらの改版・差分管理まで行わなくてはならない。これでは、管理コストは膨らむ一方である。 しかし、図3の右側に示すように、「同じ内容」ならそれらを「共通化=部品化」して一元管理すれば、修正対象は1箇所になり、なおかつ管理対象も一元化できるのではないだろうか。そして、ひとたび既存のドキュメント（そこに含まれる情報群）を共通化=標準部品化することができれば、以降のドキュメントの作成は、必要な標準部品を集めてきて、組み立てるだけで完成可能なため、既存情報の効率的な再利用＝ドキュメント生成コストの削減にもつながる。  図3：部品化の基本的な考え方 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） また、DocuDyneがバックエンドで「当該部品を使用したドキュメントリスト」と「当該ドキュメントに含まれる部品リスト」を管理することにより、部品の派生・参照関係を簡単に「可視化（見える化）」することが可能になる。このことは、内部統制によりドキュメントの監査証跡が厳しくなることを考えると非常に有益な機能となることは間違いないだろう（例えば問題のドキュメントがどの部品を用いて作成されたか、さらに問題の部品のどの改版時に問題が生じたか等を、DocuDyne次期バージョンでは簡単に辿る事が可能になる）。 |
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| まとめ | ||||||||||
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以上、DocuDyneの基本機能ならびにDocuDyne次期バージョンの機能の一部を駆け足で紹介してきたが、DocuDyneではこの他にもOffice2007より提供される新しいファイルフォーマット（OpenXML）への対応、あるいはOffice2007システムの一部として提供されるSharePoint 2007とのシームレスな連携によるワークフロー、アクセスコントロール機能の提供などを予定している。 また、9月19日付でプレスリリースが行われたように、弊社およびマイクロソフト株式会社、三井物産株式会社、三井情報開発株式会社の四社による「DocuDyne」をベースとした協業の一環で、2006年10月16日に下記の四社共催セミナーを実施する。
マイクロソフト、インディゴ、三井物産/三井情報開発 共催セミナー
「内部統制を見据えた次世代ECMソリューション（DocuDyne） セミナー」 〜OpenXMLとSharePointテクノロジーをフルに活用し、ドキュメントの部品化による改版/差分/派生・参照関係等の「見える化」を実現〜 日時: 2006年10月16日（月） 13:00〜17:00 会場: マイクロソフト 新宿セミナールーム 定員: 100名（無料） アジェンダ（予定）
詳細ならびにお申込みは下記URL参照 http://www.neocore.jp/xml/event/s13.html 本連載にて、Office2007（Office XML）、XMLデータベース、DocuDyneに興味を持たれた方は、お気軽にご参加いただきたい。また、本連載の続きに相当する形で、DocuDyneおよびECMに関するブログをこの度立ち上げたので、こちらもぜひご参照いただきたい。
DocuDyne紹介サイト
http://www.indigo.co.jp/products/docudyne.html DocuDyne Lab ブログ http://docudyne.indigo.co.jp/ |
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