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徹底比較!!グループウェア
徹底比較!! グループウェア

第6回:社員のコミュニケーション革命を促す「Groupmax Collaboration」

編者:ThinkIT
協力:日立製作所   2007/3/13
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組織を越えた連携と自由な風土の醸成に大きな効果をあげている越前市

   2005年10月に福井県の武生市と今立町が合併して誕生した越前市では、合併を契機にGroupmax Collaborationの導入を決定した。

   その最大の狙いは、組織や場所にとらわれずに職員同士が協働作業をしやすい「コミュニティ」を提供することである。これまでの縦割り組織の壁をうち破り、より自由なコミュニケーションを行える組織風土を作り上げるためである。

   越前市では導入後わずか1ヶ月間で100近くのコミュニティが自発的に形成されており、「予算ありき」ではなく「目的ありき」で動く自治体組織の基盤として重要な役割を果たしている。
越前市の事例
図4:越前市の事例

   例えば市の児童福祉課と保育園の職員で構成される共同コミュニティでは、保護者と保育園との距離をよりいっそう縮めるための手段や方法について活発に話し合いが行われた。

   その成果として、保育園の児童の様子をデジタルカメラで撮影してPCにそのデータを保存し、児童を迎えに来た保護者にその写真を見てもらうという新たな取り組みをはじめた。これが「保育園での子供達の様子がわかりやすい」と保護者に評判なのだ。この取り組みは新聞でも取り上げられており、大きな注目を集めている。

   また消防署と学校、市の情報統計課が連携した「消防ネットワーク」と呼ばれるコミュニティでは、防災のための情報交換・情報共有が効率よくできるようになったとのことだ。



申請業務の効率化と内部統制の強化を推進している松坂屋

   2011年に創業400年を迎える松坂屋は国内屈指の老舗百貨店だ。松坂屋では全社をあげた内務業務改革の一環として、事務部門の集中一元管理をスタートした。拠点ごとに行われていた総務・経理業務などの内務業務を全社統一し、内務業務のスリム化・効率化と意思決定のスピードアップを実現しているという。

   Groupmax Collaborationのポータル画面からシングルサインオンで各種申請・承認業務システムにアクセスでき、電子フォームワークフローセットの入力支援機能によってスピーディかつ高精度に申請・承認業務が行える環境を構築した。作業履歴の情報なども保存できるため、内部統制強化にもつながると松坂屋では高く評価している。

   また社内に散在する様々な既存のIT資産を整理し、必要なものだけをポータルで連携させている。

松坂屋の事例
図5:松坂屋の事例
(画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します)

   新システムは2006年3月から本格稼働を開始し、グループ会社並びに海外駐在員事務所、外商の各出張所や出先からでもデータ連携や情報共有できる環境が整った。情報の一元管理化は、営業部門での組織や店舗間を越えた「横の連携」意識を生み出したという。今後は営業支援ツールとしての活用の検討がはじまっている。


   このように、グループウェアによる組織を横断した情報の共有とコミュニケーションの活性化は、これまでの縦割りではなく横の連携を強化し、様々な効果を生んでいる。

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著者プロフィール
協力:株式会社日立製作所  
http://www.cosminexus.com/collabo/index.html


INDEX
第6回:社員のコミュニケーション革命を促す「Groupmax Collaboration」
  グループウェアからコラボレーションポータルへ進化した「Groupmax」
  情報の統制
組織を越えた連携と自由な風土の醸成に大きな効果をあげている越前市