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徹底比較!! グループウェア
第５回：受付支援・会議室予約システム「TeamWARE Office 200X」
編者：
ThinkIT
協力：
富士通
2007/3/8
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富士通社内TeamWARE活用事例「受付支援・会議室予約システム」
グループウェアはその活用の場によって、大きな効率をあげることができる。今回は富士通のTeamWAREの活用事例として、「受付支援・会議室予約システム」を紹介する。
受付支援・会議室予約システム導入の背景
システムの導入前は、会議室予約としてはシステム化がされておらず、応接・来賓室は総務部門が管理していた。また職場のフロアにある会議室は、それぞれのフロアの部門が管理していた。
また受付業務には、お客様対応の他に電話による会議室予約の業務もあり、受付の方の負荷となっていた。
富士通ではそれをシステム化することで、各フロアの会議室も応接・来賓室と同様に総務が一元的に管理し、業務の負荷軽減と効率化をはかった。
効率的なシステム化を実現するために「こういったシステムが欲しい」という現場からの要望が集められ、TeamWAREベースの受付支援・会議室予約システムの導入に至る。現在は、汐留本社ビル、蒲田の富士通ソリューションスクエアなど、全国11拠点に展開されている。
受付支援／会議室予約システムの概要
受付支援・会議室予約システムは、すでに富士通全社に導入されているTeamWAREをベースとしているため、全従業員が誰でも使用できる点が大きな要素となる。またWebブラウザで利用できるため、24時間いつでも予約でき、オフィスにいなくてもモバイル端末で外出先や自宅からでも利用可能だ。そのため、従業員は会議の予約が容易になり、業務の効率化を実現している。
図1：受付支援／会議室予約システムの概要
（画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します）
また今回のシステムでは会議室を予約するだけでなく、お客様をお迎えするための情報を登録／管理できるというのが大きなポイントだ。これにより、来賓者への対応がスムーズに行えるようになった。
システム導入以前の受付業務とは
汐留本社ビルの受付では、2007年2月現在、10名の受付担当者がローテーションを組み、お客様に心地よさを提供している。
しかしシステム導入以前は違った。当時の様子を総務部Hは「私は旧本社に居たのですが、とにかく電話が鳴り止まないのですよ。かからないというクレームがものすごくて。会議室の数が少なかったということもあったのですが。ひっきりなしの予約電話のために、訪問されるお客様に十分なご対応もできませんし、ストレスもありましたね」と述べている。
システムの導入後は、これらの点が大幅に改善されており、受付業務のワークスタイルがドラスティックに変わった。それまで予約業務に割いていた時間は、フルにお客様への対応業務にあてることができ、サービスの向上を実現している。
システム導入後の効果は「笑顔」
汐留本社では4つの主要拠点を集約したことで、来客数も格段に増えている。しかし同システムの導入により業務内容は効率化され、受付業務のサービスも向上し、従業員と来客者の笑顔につながっている。
次に今回紹介した「受付支援・会議室予約システム」のベースとなっている「TeamWARE Office 200X」について解説していく。
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著者プロフィール
協力：富士通株式会社
http://jp.fujitsu.com/
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第5回：受付支援・会議室予約システム「TeamWARE Office 200X」
富士通社内TeamWARE活用事例「受付支援・会議室予約システム」
Secure and Comfortを実現するグループウェア「TeamWARE Office 200X」
4. Ready to Runで即効果
