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徹底比較!!グループウェア
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第4回:内部統制強化を実現する「StarOffice21」

編者:ThinkIT
協力:日本電気  米山 英晴   2007/3/6
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StarOffice21を活用した内部統制強化の実現事例

   2005年4月のe-文書法に続き、2008年には日本版SOX法が施行される。このような流れから、今後企業が管理する電子文書は急増していくことは間違いない。一方で、電子化した重要機密文書の漏洩といった不祥事は後を絶たず、電子化した文書のセキュリティ管理も企業にとって大きな課題の1つとなっていることは確かだ。

   今回は情報の共有や作業の効率化だけではなく、内部統制の強化にも力を発揮するStarOffice21の最新事例を紹介していく。

事例1「StarOffice21の文書管理とワークフローによる電子決済記録の一元管理」

   製造業A社では、人事異動に伴う権限管理の維持メンテナンス工数が膨大になり、充分なセキュリティを確保できなくなり困っていた。このため企業内における情報電子化と共有化を充分に進められないという問題を抱えていた。

   この課題に対してStarOffice21の文書管理機能を用いることで、業務組織体系と役職に応じた情報と権限の管理を行った。その結果管理の工数が大幅に効率化し、人事異動に伴う権限管理の維持メンテナンス工数の削減を実現している。

StarOffice21の権限管理
図1:StarOffice21の権限管理
(画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します)

   権限管理の機能によって導入1年後には重要情報の電子化が進み、原本の一元管理を実現している。これはまさに内部統制で重視されている証跡管理であり、StarOffice21が内部統制の強化を推進しているのである。


決済の電子化の実現

   A社では長年にわたり解決が困難であった情報のセキュリティ確保の課題が解決したことで、決済の電子化を行っている。

  • 多様な意思決定プロセスに柔軟に対応できること
  • 意思決定プロセスとその決定に用いた資料(判断材料)との両者を一体で管理すること

表1:社内に無数に存在する決済プロセスを電子化する際のA社の課題

   これらの課題の解決には、単体のワークフロー製品では限界があり困難であった。StarOffice21では、ワークフロー機能と文書管理機能を備えており、その連動によって表1の課題を解決している。

  • 意思決定プロセスと同時に判断材料である企画書や議事録を一体として文書管理に格納/管理が可能
  • 最終承認が完了した案件を体系化して文書管理へ格納
  • 格納した案件については、検索によりいつでも参照可能

表2:StarOffice21の解決策

   内部統制の監査では、支払いに至るまでの決済プロセスの記録が重要になる。つまり「誰がいつ起案し承認した案件か」「どのような考えで何に基づいて判断されたのか」といった情報を一体にして管理することが必要なのである。

   内部統制の実現にはこれらの意思決定のキーとなる文書類を、いかに適切に記録管理していくかが重要なポイントとなる。A社ではすでに導入していたStarOffice21のワークフロー機能と文書管理機能による電子決済記録の一元管理を実現しているのである。

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マイクロソフト株式会社
著者プロフィール
協力:日本電気株式会社  米山 英晴
第二システムソフトウェア事業部 エンジニアリングマネージャ
1992年日本電気株式会社(NEC)入社。長年開発職を経験し、ディレクトリ、ポータル、グループウェア領域を中心とした企業の情報管理活用領域を専門とする。現在、内部統制構築支援ソフトウェア「StarOffice21/AuditManager」推進プロジェクトに参画。

http://www.nec.co.jp/gw/


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INDEX
第4回:内部統制強化を実現する「StarOffice21」
StarOffice21を活用した内部統制強化の実現事例
  事例2「StarOffice21のセキュリティ機能」
  事例3「内部統制関連文書の管理」
徹底比較!!グループウェア
第1回 変革するグループウェア〜普及までの経緯と現在
第2回 情報共有に重点を置いたグループウェア「Lotus Notes/Domino」
第3回 アプリケーション連携によって柔軟な対応ができる「Exchange Server」
第4回 内部統制強化を実現する「StarOffice21」
第5回 受付支援・会議室予約システム「TeamWARE Office 200X」
第6回 社員のコミュニケーション革命を促す「Groupmax Collaboration」
第7回 情報共有の基盤である社内ポータルを実現する「サイボウズガルーン2」
第8回 IP Phoneとの連携で利便性の向上を実現する「desknet's」
第9回 進化するグループウェア