BudgetRunnerを使って実際に経費予算を作ってみよう

こんにちは、クロスキャットの平井です。前回は、オープンソースの「BudgetRunner」を使った「予算管理業務」の概要をお話しましたが、今回は「予算編成」に絞って、もう少し詳しくお話していきます。

普段、開発の現場にいる読者の皆さんにはあまり縁のない話かもしれませんが、仕事をする上で予算は切っても切り離せないですし、知っておいて損はないと思います。

経費予算管理の目的

経費予算管理を行う目的は、文字どおり「当初の予算に従って経費をコントロールする」ことにあります。そうしないと、知らず知らずのうちに経費が大きくなって、売り上げは増えたが利益は減った、黒字になるはずが赤字になった、ということが年度末になって初めてわかるといった事態を招きかねません。

経費予算管理を実施するためには

1. 予算編成（現実的な予算を作成する）
2. 予実管理（予算と実績を比較して、消化状況を確認する）

の2つの業務が実行されなければなりません。

特に、予実管理は予算の期間（多くの場合、1年間）を通じて、少なくとも月1回、定期的に実行する必要があります。また、年度当初の想定が大きく変わった場合、最初に作成した予算を期の途中で変更する（予算修正）作業が必要になる場合もあります。

経費予算の立て方

予算編成の方法には、大きくトップダウンとボトムアップの2つがあります。トップダウンは、経営計画などから逆算して全体の金額を決め、それを各部署や担当者に割り振る方法です。逆に、ボトムアップは、各部署や担当者がそれぞれ個別に必要と思われる金額を申請し、それを積み上げて全体の金額を算出する方法です。

売上予算のように、経営目標的な要素が強く、細かい根拠が出しにくい予算については、トップダウンが用いられます。一方、経費予算のように、細かい根拠が出しやすく、トップダウンの押しつけでは現実性がなくなってしまうような予算については、ボトムアップが用いられます。

従って、経費予算を立てる際には、申請単位（部署など）のレベルで、細かい根拠を伴った金額を申請し、最終的に全社レベルで集計するという手順になります。このような、予算編成業務を実施するためには、

1. 細目単位での予算申請が可能な予算編成プロセス
2. 申請に対する承認と却下の判断が可能な予算編成プロセス

を作り上げる必要があります。

経費予算をBudgetRunnerで作ってみる

それでは、BudgetRunnerを使って実際に予算編成業務を行ってみましょう。次の画面は、BudgetRunnerの入力画面です。この画面から、予算を入力します。

図1：BudgetRunnerの入力画面（クリックで拡大）

1. 最初に、入力する予算の科目を選択します。ここでは、出張旅費を選択しています。
2. 次に、細目を入力します。細目名と備考には、数字だけではなく好きな文字列が入力できます。ここでは、「大阪出張」「米国出張」を入力しています。備考には、金額の根拠の説明（回数、人数など）を入れておくと良いでしょう。
3. 次に、各細目の予算金額を月ごとに入力します。単位は千円です。経費の発生しない月は空白のままで残しておけば、0円として処理されます。この画面では、入力行が3行しか表示されていませんが、3行目（表示されている最後の行）に入力すると自動的に入力行が追加されるようになっていますので、4行以上の入力も可能です。
4. 入力が全て終わったら、最後に申請ボタンを押します。これで、出張旅費の予算入力は終了です。
5. もし、入力途中で作業を中断したい場合は、保存ボタンを押します。そうすると、入力途中のデータが一時保存され、後で再開することができます。

申請された予算は、予算管理者が承認または却下します。予算は、部門別、科目別にステータスが管理されていて、予算管理者は、いつでも状況を把握することができます。次の画面は「BudgetRunner」の管理者ユーザーが状況を確認する画面です。

図2：BudgetRunnerの入力画面（クリックで拡大）

予算管理アプリケーションを開発しようとした時に、一番複雑な処理になるのが、今回ご紹介した予算編成の部分です。「BudgetRunner」を活用することで一番複雑な部分の開発工数を削減できますから、システムを自社開発することがある程度できる会社であれば、自力で予算管理システムを構築できるでしょう。

また、自社開発が難しい会社であれば、クロスキャットがOSS「BudgerRunner」を利用した予算管理システム構築サービス（オンプレミス版CC-BudgetRunner）を提供していますので、ご検討ください。

今回は、「予算編成」についてのお話をしましたが、次回は予算管理業務のもう一つの機能である「予実管理」についてお話させていただきます。

オープンソース総合情報サイト　OSSNews

このコンテンツは、オープンソース総合情報サイト「OSSNews」が提供・監修しています。 「OSSNews」では、オープンソースに関する、最新情報、イベント情報やバージョン情報を掲載しています。 BudgetRunnerのライセンスや動作環境などのソフトウェア情報もご確認できます。

【参考リンク】

• BudgetRunnerの公開サイト
• CC-BudgetRunnerの製品紹介サイト

（リンク先最終アクセス：2013.11）

＜編集部より＞ 記事タイトルに一部誤りがあったため、修正しました。（2013.11.25）