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| そのメリットを享受するために必要なこととは | ||||||||||
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ここで是非ともグループウェアを導入する「本来の目的」に立ち返ってもらいたい。 というもの、今年行った「中堅・中小企業のIT/ソリューションの実態と展望」という別の調査でSMBの「サーバ導入予定目的」のデータを得ており、ここでは「基幹業務の統合（ERP）・データ一元化（30.5%）」に続き、「グループウェアなどでの社内コミュニケーション強化」が24.9%と比較的高い割合で示されているのである。  図4：サーバ導入予定目的 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） 「グループウェア」という手段を用いて「コミュニケーション強化」という目的を達成し、さらに「業務効率アップ」という結果を導くというシナリオを再度確認することを提案したい。 例えば、複数の拠点を有する企業が拠点ごとの営業活動の進捗度合いや成約結果、ユーザサポート・クレーム状況などの営業に関する情報を、各拠点で共有化できることのメリットは大きい。ある拠点でのターゲットユーザの類似商談事例（成功でも失敗でも）が別の拠点で、リアルタイムで全社の営業マンが活用することもできる。 サポート情報でも、ある製品のトラブル情報を1つ発信することで全員が情報を共有できる。そこでさらに「ナレッジ機能」や「EIP機能」を駆使することで、膨大なデータベースから臨機応変に情報を引き出せるようになり、トラブルを未然に防ぐことができるかもしれない。 これは極めて実践的なグループウェアの活用法で、いわゆる販売効率や生産性の向上につながる可能性が極めて高い。 また一方で、「ワークフロー機能」を活用することによって事務処理の大幅な軽減につながる。ワークフロー処理とは、今まで書類として社内を回覧していた書類をネットワーク上で処理する機能だ。これは出怠勤、出張報告、申請書類、稟議決裁などの処理などに当たる。例えば決裁権のある上司が出張先で稟議決裁処理などができれば、書類処理に起因する業務の遅滞なども起こらないだろう。 以上、グループウェアの基本機能を大いに活用して、そのメリットを享受するためには、グループウェアを企業の業務処理上の必須要件にするなどの「活用を促すドライビングフォース」が必要だろう。経営者の組織全体を見渡した決断がグループウェア導入の成功条件といえる。 |
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| 次回は | ||||||||||
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今回を踏まえ次回の第2回では、冒頭でも述べたように「中堅・中小企業のITアプリケーションの利用実態調査」の結果を過去数年分も用いて、ベンダーの動向をみていく。 |
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