一元管理でプロジェクトを成功に導く

プロジェクト管理のためのGoogle Sitesの構成

　サイトのコンセプトをもう一度確認すると、「プロジェクトに関する情報が集約されている場所」で、アクセスするのはプロジェクトメンバーとクライアント。目的は、情報を探す手間や間違い、漏れをなくすことです。

　プロジェクトに関する情報にはどのようなものがあるか考えてみましょう。

　人に関するもの（体制、窓口、連絡先、連絡方法）、スケジュール、ビジョン・コンセプト、議事録、仕様書、原稿・素材、デザインファイル、各種コード、参考資料、アクセス管理（ID、パスワードなど）、連絡事項などが挙げられます。情報は種類も形態もさまざまです。細分化しすぎると、融通がきかなくなりますので、ある程度おおざっぱにまとめて、例えば図2のようなサイト構成にします。

　左ナビゲーションに表示されているのは、「Home」「連絡」「スケジュール」「ドキュメント」「メンバー」「Sitemap」のみです。これを増やしすぎると、迷いが出ます。例えば、「ドキュメント」のほかに「ファイルキャビネット」があったとしたら、自分の探しているファイルがどちらにあるのか、わからなくなります。

構成サンプル

　本連載のためのサンプルサイト（http://sites.google.com/site/thinkitsample/）を作りましたので、まずは「スケジュール」から見ていきましょう（2008年8月現在）。

　プロジェクトにおけるスケジュールには、大きく分けて「ガントチャートが引かれた制作用の詳細なスケジュール」と「重要なマイルストーンのみが記載されたカレンダータイプ」の2種類があります。今回、「スケジュール」のページには、マイルストーンが書かれたGoogleカレンダーを読み込み、パッと見て期限やイベントがわかるようにするとともに、制作用スケジュールへのリンクも設置しました。

　次に「ドキュメント」です。管理するファイルの種類や数にもよりますが、簡単な方法は、ページタイプ「File Cabinet」で作成し、ファイルをアップしていく方法です。直接記述できるものは、「ドキュメント」にサブページを作り記述していくと良いでしょう。

　「メンバー」には、メンバー紹介だけではなく、体制図、連絡方法、ルールなども記載すると、コミュニケーションがスムーズに行えます。

　プロジェクトにおいて、特に力をいれたい部分については、特別にページを作ります。例えば、競合他社の情報を、日夜通知したいのならば、ページタイプ「Announcements」で専用のページを作り、それをナビゲーションや、Homeに表示させます。ページやサイト全体に変更があった場合には、メールを受け取る設定もできます。コンテンツエリアの上のプルダウンメニュー「More actions」から「Subscribe to page changes」または「Subscribe to site changes」を選ぶだけです。