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情報・知識を企業成長のチカラに変えるナレッジマネジメント
第３回：業務ノウハウの継承に有効なナレッジマネジメントとは
著者：
東芝ソリューション 永村 栄治
2006/7/27
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知識継承とは
前回までは、ナレッジマネジメントを実践する際の情報共有および知識化の重要性について述べた。今回はこれらの考え方をさらに一歩進めて、業務ノウハウの継承を実現するナレッジマネジメントについて紹介する。
最近、大量の退職者や人材の流動化にともなう企業内の業務ノウハウの流出や低下が「2007年問題」としてクローズアップされている。そして企業では業務ノウハウの流出や低下を防ぎ、企業競争力を維持／向上するため、組織や個人が持つ業務ノウハウを蓄積して、他のメンバーや次の世代が活用できる仕組みが求められている。それが
「知識継承」
だ。
知識継承とは、業務を行う際の様々なノウハウを共有の場に蓄積し、これらを各メンバーが効率よく吸収して、自分の業務に活かせる仕組みである。この知識継承には、表1のような要素が求められる。
企業の競争力を維持／向上するために必要なノウハウの選別
重要なノウハウを可視化し蓄積する仕組み
蓄積されたノウハウを必要な人が使え、さらにノウハウが加えられて蓄積される仕組み
表1：知識継承に必要な要素
例えば最終ドキュメントなどの成果物、その作成経緯、活用ノウハウを含めた情報を知識として蓄積し共有することは、今までの情報共有や知識化の仕組みでも可能である。しかし知識継承のためにはもう一歩進める必要がある。
業務経験が浅いメンバーにとっては、いくら知識が蓄積されていても、それを自分の業務の中のどのような場面でどう使えばいいのかわからなければ、せっかくシステムに蓄積された知識も意味がない。
そこで知識継承のためには、業務のシーンに応じて必要な知識がわかり、かつその知識を活用しながら業務を実践することで知識を吸収し、自分のノウハウに変えられる仕組みが必要だ。そして自分の新たなノウハウを加えた知識を、他のメンバーに継承するスパイラルが企業にとって重要である。
ただし知識継承のための業務ノウハウの蓄積において、あらゆる業務ノウハウを漠然と蓄えようとすると、重要なものが埋もれてしまう。よって企業として重要な業務ノウハウは何かを選別して、それを残すことに重点をおいた施策も必要だ。
知識継承に必要な手段
知識継承では、業務の中で何気なく行っている作業の流れや判断を行うときの判断基準といった経験的知識を、いかに可視化された定型的知識に変換するかが重要である。
つまり各個人が業務の中で行ったプロセスや判断内容を、容易にシステムとして取り込み蓄積する仕組みと、システムに取り込んだ内容を業務と関連付けて整理し、他のメンバーが同じ業務を行ったときに、必要な知識を提供できる仕組みである。
図1は知識継承のプロセスである。
図1：知識継承のプロセス
図1では成果物や作成経緯、作成ノウハウなどの情報を業務と関連付けて蓄積して、それらを知識として吸収しやすいように表現し、業務のシーンに応じて必要な知識を提示できるようにすることが重要になる。ここに着目したソフトウェアが当社の知識継承ソフトウェア
「KnowledgeMeister Succeed」
である。
それでは「KnowledgeMeister Succeed」を例に、知識を継承する仕組みについて見ていこう。
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著者プロフィール
東芝ソリューション株式会社 永村 栄治
ナレッジマネジメントや文書管理のコンサルティングからシステム設計・構築を担当するグループのリーダーとして活躍中。
INDEX
第3回：業務ノウハウの継承に有効なナレッジマネジメントとは
知識継承とは
知識継承を支援するKnowledgeMeister Succeed
効率的な知識の継承
