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| RFPによるIT調達プロセス | |||||||||||||||||||||||||||||
第1回ではRFPを使ってIT調達プロセスを行うことの意味を解説してきました。第2回となる今回は、RFPによるIT調達の具体的なプロセスを説明します。 なお、今回は「RFP作成対象となる調達案件の選定」から「RFPの作成」までを説明します。 | |||||||||||||||||||||||||||||
| RFP作成対象となる調達案件の選定 | |||||||||||||||||||||||||||||
RFPによるIT調達プロセスをはじめるにあたって、まずは、目的の調達案件の性質がRFPに適しているかどうかを判断します。 | |||||||||||||||||||||||||||||
| 判定方法 | |||||||||||||||||||||||||||||
RFPによるIT調達に適した案件とは、以下のいずれかの条件に当てはまるものです。
表1：RFPによるIT調達に適した案件 これらの条件を参考に、自社の判定基準を作成し、RFPによるIT調達を行うかどうかを判断してください。 | |||||||||||||||||||||||||||||
| RFP調達プロジェクトの発足 | |||||||||||||||||||||||||||||
RFPの作成を決定したら、そのためのプロジェクトを発足させます。その際のチームの編成や情報収集のあり方などを以降より解説します。 | |||||||||||||||||||||||||||||
| チーム編成 | |||||||||||||||||||||||||||||
まずはチーム編成の仕方です。調達案件の種類や規模にもよりますが、質の高いRFPを作成するためには、IT企画部門や利用部門、購買部門といった複数の部門が協力して行う必要があるため、プロジェクト型の組織が適しています。 表2にあげる中核となるメンバーを選出します。
表2：中核となるメンバー 実際にRFPの作成作業に携わるメンバーを選出します。RFPには、要求をモレなく記述する必要があるため、可能であれば同等規模のプロジェクト経験者を選出すべきです。
表3：RFP作成に必要なメンバー なお、メンバー全員が、参加するだけでなく、当事者意識を持つように働きかける必要があります。 | |||||||||||||||||||||||||||||
| RFI | |||||||||||||||||||||||||||||
調達するIT技術があまりに漠然とした状態でRFPを作成した場合、ITベンダーからの提案にバラツキが大きくなり、評価が難しくなります。したがって、情報収集を行い、ある程度、適用するIT技術の目星をつけます。 具体的には、企業訪問、調査白書、製品パンフレット、セミナー、デモなどを通じて情報を収集します。 しかし調査対象が新しい技術であったり、製品としてリリースされてから間もなかったりする場合、要求に対する実現性が判断できないことがあります。 このような場合には、RFPの発行に先立ってRFI（情報提供依頼書）を発行することで、より詳細な情報を入手し、実現性の高いIT技術を絞ります。同時に、そのIT技術の相場感や主力のITベンダーの状況を把握します。そうすることにより、RFP作業の効率化をはかります。 ちなみに、RFIとRFPの違いをまとめると、表4のようになります。
表4：RFPとRFIの比較表 （出典：ITコーディネータ専門知識教材「情報化資源調達プロセス」） | |||||||||||||||||||||||||||||
| RFPの準備状況把握 | |||||||||||||||||||||||||||||
RFPの準備状況を、表5にしたがって把握します。
表5：把握事項 | |||||||||||||||||||||||||||||
| 計画の立案 | |||||||||||||||||||||||||||||
準備状況を把握した結果、明らかになった課題をもとに、RFPによる調達の計画を立案します。なお、計画のマイルストーンには大きく分類すると表6のものがあります。
表6：RFPの計画のマイルストーン 計画を立案するにあたって不確定要素がある場合は、確定時期や方法を明確にする必要があります。 | |||||||||||||||||||||||||||||
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