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Know HowからKnow Whoへ 〜社内SNS構築指南
第４回：社内SNS活性化6つの秘訣
著者：
TIS 倉貫 義人
2007/5/15
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社内SNS活性化のキーファクターとは
前回までは、社内SNSの機能や仕組みの部分についてクローズアップしてきましたが、今回は運営面について説明します。TISの社内SNSは筆者の部署で内製していることは説明しましたが、運営そのものも私たち自身で行っています。
システムはその器だけを用意しただけでは完成とはいえません。特に社内SNSのような柔らかいシステムは、それを利用するコミュニティが活発に動いてこそ、そのシステムは価値をもたらすことになります。
そこで私たちが1年以上運営してきた中で得られた、社内SNSを運営していくにあたって重要なポイントを解説します。またこれまで運営した中で、発生した運営上の問題をどのように対応してきたかについても紹介します。
今回紹介する運営上のポイントは以下の通りです。
利用を強制しないこと
会社で非公認のまま運営しないこと
運営する側が一番のユーザであること
コンテンツの制御をなるべくしないこと
徐々にユーザを増やしていく戦略を採ること
バーチャルなつきあいだけで終わらせないこと
表1：運営上のポイント
利用を強制しないこと
一般に社内システムというと「会社から通達があり、ある日を境にして一斉に利用するように指示される」というイメージがあるかと思います。社内SNSも同様に「ナレッジの共有のために社員全員毎日利用すること」といった号令を発してしまいそうに考えがちですが、そういったやり方では社内SNSの場合はうまくいきません。
社内SNSに書くブログや掲示板の内容は、業務に直結するものだけを書くのではなく、ある程度のオフの情報を掲載してもよいというのが筆者の主張です。なぜならブログや掲示板などはいわゆるタバコ部屋のような位置づけで考えており、社員間のコミュニケーション促進のためには、半業務・半オフの情報が入り交じった状態の方がよりたくさんの情報が流れやすくなるからです。
図1：社内SNSによるコミュニケーションチャネルの拡大
社内SNSでは、オフの情報も交えたコミュニケーションの結果を蓄積し、全文検索で有益な情報をすくい取ることで、ナレッジとして活用しようという考えがベースにあります。オフの情報を書き込んでもよいし、もちろん日々の業務の中で得た知見を書き込んでもよいのですが、大事なことは
書き込むことを仕事にしない
ということです。
仕事にしてしまうとオフの情報は書きにくくなるし、仕事の内容にしても書き込む際の「きちんとしたものを書かねば」という心理的障壁が産まれてしまいます。
もし社内SNSの利用を強制してしまうと、「書き込み＝仕事」になり、かえって活性化しなくなる可能性がでてきます。ブログを書くことを強制するなどもってのほかでしょう。あくまで、「社員自身が自主的に利用していくこと」こそが肝要になってきます。そのためにも、自主的に利用したくなるように機能や運営で仕掛けていく必要があります。
TISの社内SNSにも利用規約はありますが、ブログに書く内容は前述の通り、オフの情報も含めてかなり自由に書くことを許しています。Q&Aの機能についても、業務に関すること以外も質問してもよく、実際に質問の半分くらいは業務に直結しないものがあがっていて、そういったものにもきちんと回答が寄せられています。
こういったことからも、社内SNSの運営にはそのサイト自身の魅力や集客力で社員の利用を促進させるような、ある意味インターネットビジネスのような感覚を持ち合わせる必要があると考えています。
会社で非公認のまま運営しないこと
今でこそTISの社内SNSは全社の施策として経営層にオーソライズされた活動になっていますが、最初に始めた頃は「SNSの導入実験」的な位置付けで活動していました。おそらくSNS導入の最初の一歩としては、私たちのようにほぼアンダーグラウンドに近い状態からはじめることが多いと思います。しかし会社に認められない状態での運営を続けていくことは、実は社内SNSの活性化にとってはデメリットの方が大きいのです。
例えば会社の組織として動く活動でなければ、そのサービスを立ち上げている個人に依存してしまうことになります。そうなると、その個人が会社をやめてしまったり、業務で忙殺されてしまってメンテナンスできなくなると、社内SNSそのものが閉鎖してしまう可能性がでてきます。
いつ潰れてしまうかわからないサービスだと安心してブログを書いたりできません。利用者に「社内SNSを利用してブログを書こう」と思ってもらうためには、
安心して使える
ことが必要不可欠の要件になります。
活性化のために社員が安心して使える環境を提供するには、社内SNSの運営そのものを会社に認められた業務にする必要がでてきます。そのためには経営層への説明責任や利用者へのサービスレベルの提示など、いわば面倒な仕事も舞い込むかもしれません。しかし、このレベルまで運営者が本気をだしてこそ、利用者もそれに応えてくれるようになるのです。インターネット上のサービスと同様に、運営者の本気さはユーザに伝わるものなのです。
だからといって、社内SNSを導入する前に経営層のオーソライズを得てからはじめるとしたら、それでは立ち上げまでに時間がかかり過ぎてしまうという問題もあります。最初はゲリラ的にでもスタートして、ある時を境に全社に認定された状態にもっていく戦略がよいでしょう。
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著者プロフィール
TIS株式会社 倉貫 義人
基盤技術センター所属。社内の技術支援をするかたわら、社内SNS構築のプロジェクトマネージャ兼メインプログラマとして従事している。一方で、eXtreme Programmingというアジャイル開発の研究・実践を行い、XP日本ユーザグループの代表もつとめている。
情報共有ソーシャルウェア/社内SNS「SKIP」
http://www.skipaas.jp/
XP日本ユーザグループ
http://www.xpjug.org/
INDEX
第4回：社内SNS活性化6つの秘訣
社内SNS活性化のキーファクターとは
運営する側が一番のユーザであること
徐々にユーザを増やしていく
