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| StarOffice21を活用した内部統制強化の実現事例 | ||||||||||
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2005年4月のe-文書法に続き、2008年には日本版SOX法が施行される。このような流れから、今後企業が管理する電子文書は急増していくことは間違いない。一方で、電子化した重要機密文書の漏洩といった不祥事は後を絶たず、電子化した文書のセキュリティ管理も企業にとって大きな課題の1つとなっていることは確かだ。 今回は情報の共有や作業の効率化だけではなく、内部統制の強化にも力を発揮するStarOffice21の最新事例を紹介していく。 |
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| 事例1「StarOffice21の文書管理とワークフローによる電子決済記録の一元管理」 | ||||||||||
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製造業A社では、人事異動に伴う権限管理の維持メンテナンス工数が膨大になり、充分なセキュリティを確保できなくなり困っていた。このため企業内における情報電子化と共有化を充分に進められないという問題を抱えていた。 この課題に対してStarOffice21の文書管理機能を用いることで、業務組織体系と役職に応じた情報と権限の管理を行った。その結果管理の工数が大幅に効率化し、人事異動に伴う権限管理の維持メンテナンス工数の削減を実現している。  図1：StarOffice21の権限管理 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） 権限管理の機能によって導入1年後には重要情報の電子化が進み、原本の一元管理を実現している。これはまさに内部統制で重視されている証跡管理であり、StarOffice21が内部統制の強化を推進しているのである。 |
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| 決済の電子化の実現 | ||||||||||
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A社では長年にわたり解決が困難であった情報のセキュリティ確保の課題が解決したことで、決済の電子化を行っている。
表1：社内に無数に存在する決済プロセスを電子化する際のA社の課題 これらの課題の解決には、単体のワークフロー製品では限界があり困難であった。StarOffice21では、ワークフロー機能と文書管理機能を備えており、その連動によって表1の課題を解決している。
表2：StarOffice21の解決策 内部統制の監査では、支払いに至るまでの決済プロセスの記録が重要になる。つまり「誰がいつ起案し承認した案件か」「どのような考えで何に基づいて判断されたのか」といった情報を一体にして管理することが必要なのである。 内部統制の実現にはこれらの意思決定のキーとなる文書類を、いかに適切に記録管理していくかが重要なポイントとなる。A社ではすでに導入していたStarOffice21のワークフロー機能と文書管理機能による電子決済記録の一元管理を実現しているのである。 |
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