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| 情報の可視化と体系化：情報共有フェーズ | ||||||||||
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まず今回は「情報共有フェーズ」について解説していこう。情報共有フェーズで重要なのは、「必要な情報が必要な人に伝わるようにすること」である。そのためには活用するシーンに合わせた情報の可視化・体系化を行う必要がある。 可視化とは点在している情報資産を必要な人に公開し、すばやく取り出せるようにすることであり、体系化とは情報資産を目的に応じて分類することである。 実際に可視化を行うためには情報を一元管理して、利用するシーンに応じてすぐに探せるようにする必要がある。これには検索システムの導入やアプリケーションのデータ統合などの方法が考えられる。 また体系化については、活用を意識した分類・整理を行い、管理することがポイントだが、実際の運用では、活用することを意識せずに管理されるケースが多い。つまり、使い手側による活用の面は後回しにされ、作り手側の管理するための体系化になっている場合が多い。 そのため活用する場面では、どこに何があるかわからないためになかなか使えないという課題が多い。例えば図2のような提案書があったとする。その提案書を商品担当者は商品の観点から、顧客別の営業は業種の観点からというように別々の観点から見たいというニーズがある。  図2：ワンコンテンツ・マルチビュー （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） 通常のシステムでは、この提案書をどこか1つのカテゴリに分類して保管するため、活用したい人（商品担当者、営業）と違う場所に分類されている場合がある。 これでは良い情報を作成してもなかなか使用されなかったり、また使用してもらうためにファイルを整理し直したり、作成者が複数登録するなどの手間がかかる問題が発生する。 そこで体系化を行うためには1つのコンテンツを様々な活用の視点で体系化する「ワンコンテンツ・マルチビュー」が必要だと考える。 この「ワンコンテンツ・マルチビュー」により、作り手側の管理の側面と使い手側の活用の側面を両立させることが可能となる。この両立により、体系化の手間も軽減することができる。 |
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