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| 事例3「内部統制関連文書の管理」 | ||||||||||
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内部統制で作成される文書（各種規程文書、業務フロー図、業務記述書など）を管理する上で求められる重要な機能の1つに、アクセス制御やバージョン管理がある。 C社では以前から単体の文書管理ソフトウェアを用いていた。C社における社内の規定文書の管理は表3のようになっており、それぞれのシステムごとに行っていたが、重要な機能が十分に満たされていなかったことや、操作が複雑だったことなどの理由から、利用されていない状態であった。
表3：C社における社内の規定文書の管理 内部統制文書を管理する上では、改定頻度の高い規定文書の管理をどのように効率化してくかが大きな課題となる。C社では管理効率化を目指し、StarOffice21の導入を決定した。 StarOffice21では、公開と改版した文書の管理、承認をすべてStarOffice21上で管理することができる。またこれらの文書をWebページから文書管理上のURL（前述のショートカット機能により付与）でダイレクトに文書を参照することで、公開までの一元管理を可能としている。  図5：文書の承認／公開 （画像をクリックすると別ウィンドウに拡大図を表示します） このURLは文書の格納フォルダを移動しても変わらないため、公開先のWebサイトへ影響を与えることなくメンテナンスが可能となった。C社が、これまで利用していた文書管理ソフトウェアでは文書を移動するとURLが変わるために、文書が増えた際フォルダの再分類ができないという問題もあったが、この機能によってフォルダを統廃合するなどして、効率的な管理を実現している。 今後は内部統制強化に向けて、規程文書だけでなく業務フロー図、業務記述書などについてもStarOffice21上で整備していく予定である。 |
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| まとめ | ||||||||||
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StarOffice21はオフィス環境全体を1つのシステムとして捉えており、流通する文書や電子メールを統括的に管理することを重要視している。今回紹介したように単機能のソフトウェアの組み合わせでは難しい課題に対しても、StarOffice21であれば効率よい管理を実現することができるのである。 |
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